Processorvillkor, bilagor inkluderade.

Detta tillägg för databehandling ("DPA") utgör en del av användarvillkoren eller annat skriftligt avtal ("Avtalet") mellan Digital Socket LLC, ett aktiebolag bildat i Delaware, USA, som bedriver verksamhet under namnet Transglot ("Transglot", "Databehandlare") och kunden ("Kund", "Personuppgiftsansvarig"), och gäller varhelst vi behandlar kundens personuppgifter för kundens räkning vid tillhandahållandet av tjänsten. Det införlivas genom hänvisning i Avtalet och träder i kraft när Avtalet gör det; ingen signatur krävs för att det ska binda oss. Där kunden själv är en databehandlare som agerar för en tredje parts personuppgiftsansvarige, är kunden exportören och detta DPA tillämpas som om kunden vore den personuppgiftsansvarige, och kunden bekräftar att denne har befogenhet från sin egen personuppgiftsansvarige att ingå det på dessa villkor.

"Dataskyddslagstiftning" innebär alla lagar om behandling av personuppgifter som är tillämpliga på en part, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 ("GDPR"), UK GDPR och Data Protection Act 2018, den schweiziska federala lagen om dataskydd, California Consumer Privacy Act i dess ändrade lydelse ("CCPA") och jämförbara delstatsliga sekretesslagar i USA. "Kundens personuppgifter" innebär personuppgifter som ingår i kundinnehåll eller som annars behandlas av oss för kundens räkning. "Standardavtalsklausuler" eller "SCC:er" innebär de klausuler som bifogas kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914. "UK-tillägg" innebär International Data Transfer Addendum som utfärdats av Storbritanniens informationskommissionär enligt section 119A i Data Protection Act 2018. "Underbehandlare" innebär en tredje part som anlitas av oss för att behandla kundens personuppgifter. "Personuppgiftsansvarig", "databehandlare", "registrerad", "personuppgifter", "behandling", "personuppgiftsbrott" och "tillsynsmyndighet" har de betydelser som anges i GDPR, och motsvarande termer i andra lagar har sin motsvarande betydelse.

Vid konflikt är prioritetsordningen: (a) standardavtalsklausulerna och UK-tillägget, där de är tillämpliga; (b) detta DPA; (c) eventuella andra dataskyddsvillkor i en orderformulär; (d) resten av Avtalet. Ingenting i detta DPA är avsett att stå i konflikt med en parts skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen, och varje villkor som skulle göra så tolkas ned till den minimiomfattning som krävs för att undanröja konflikten.

Detta databehandlingsavtal gäller från avtalets ikraftträdandedatum tills vi inte längre innehar några kundpersonuppgifter, vilket kan vara efter att avtalet har upphört på grund av raderingstidsramarna i klausul 13. Dess skyldigheter överlever uppsägningen så länge vi innehar några kundpersonuppgifter, och sekretesskyldigheterna gäller på obestämd tid i den utsträckning som krävs enligt dataskyddslagstiftningen.

Vi behandlar kundpersonuppgifter endast enligt kundens dokumenterade instruktioner, inklusive för överföring till ett tredjeland, om vi inte är skyldiga att göra det enligt lag som vi omfattas av, i vilket fall vi kommer att informera kunden om detta krav innan behandlingen sker, om inte lagen förbjuder det av viktiga allmänna intressen. Avtalet, detta databehandlingsavtal, dokumentationen och den konfiguration kunden ställer in i produkten (projekt, språkversioner, kopplingar, webhook-prenumerationer, inställningar för kvarhållning, växeln för översättningsminne samt motor- och kvalitetsinställningar som är tillgängliga för kunden) utgör tillsammans kundens fullständiga dokumenterade instruktioner. Vi kommer att informera kunden om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen, och vi kan pausa den berörda behandlingen tills den dras tillbaka eller ändras istället för att genomföra den.

Vi behandlar kundpersonuppgifter enbart för att tillhandahålla, säkra, supporta och underhålla tjänsten för kunden, och för inget eget oberoende syfte. Vi säljer inte kundpersonuppgifter, vi delar inte dem för beteendebaserad reklam över olika sammanhang, vi kombinerar inte dem med personuppgifter vi får från andra källor utom i den utsträckning som tillåts enligt dataskyddslagstiftningen för en databehandlare, och vi använder inte dem för att träna, finjustera eller utvärdera någon maskininlärningsmodell. Våra AI-underbehandlare bearbetar dem endast för inferens, enligt kommersiella villkor som förbjuder träning på dem. Vi kan skapa och använda aggregerad eller avidentifierad statistik som varken identifierar kunden eller någon registrerad, och vi kommer inte att försöka återidentifiera dem.

Vi säkerställer att varje person som är auktoriserad att behandla kundpersonuppgifter omfattas av en lämplig tystnadsplikt, vare sig den är avtalsenlig eller lagstadgad, som överlever upphörandet av deras engagemang. Åtkomst beviljas på principen om minsta nödvändiga behörighet, begränsad till vad en person behöver för att utföra sin roll, ses över regelbundet och återkallas snabbt vid rollbyte eller avgång. Personal med åtkomst får dataskydds- och säkerhetsutbildning som är lämplig för deras roll.

Vi implementerar och upprätthåller de tekniska och organisatoriska åtgärder som anges i bilaga II, med hänsyn till teknikens nivå, implementationskostnaderna samt arten, omfattningen, sammanhanget och syftena med behandlingen, liksom risken för de registrerade. Vi kan uppdatera dessa åtgärder över tid förutsatt att den övergripande skyddsnivån inte minskas väsentligt under en betald abonnemangsperiod. Bilaga II anger våra brister såväl som våra kontroller, avsiktligt: en åtgärdsbilaga som endast listar styrkor är inte ett dokument som en granskare kan lita på.

Kunden ger ett allmänt skriftligt godkännande för oss att anlita underbehandlare, inom de kategorier som beskrivs i dokumentet om underbehandlare, och godkänner specifikt de som finns i listan över underbehandlare som tillhandahålls enligt bilaga III vid ikraftträdandedatumet. Vi ålägger varje underbehandlare dataskyddsskyldigheter som är minst lika skyddande som de i detta databehandlingsavtal genom ett skriftligt avtal, och vi förblir fullt ansvariga gentemot kunden för en underbehandlares fullgörande av sina skyldigheter. Vi kommer att ge kunden minst trettio dagars meddelande, via e-post till kontoinnehavarna, innan en ny underbehandlare börjar behandla kundpersonuppgifter. Kunden kan invända på rimliga, dokumenterade dataskyddsgrunder inom den perioden, i vilket fall vi kommer att arbeta i god tro för att erbjuda en ändring av konfigurationen eller ett alternativ som undviker behandlingen; om vi inte kan göra det inom skälig tid, kan kunden säga upp det berörda abonnemanget utan påföljd och få proportionell återbetalning av förutbetalda, oanvända avgifter.

Med hänsyn till behandlingens art bistår vi Kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, i den mån detta är möjligt, för att fullgöra Kundens skyldighet att svara på en registrerad som utövar sina rättigheter till tillgång, rättelse, radering, begränsning, portabilitet eller invändning. Produkten i sig är den första linjen för denna assistans: Kontoinnehavare och arbetsyteadministratörer kan söka, redigera och ta bort projektinnehåll, hantera medlemmar och roller samt hämta projektinnehåll via API-slutpunkten för pull, kommandoradsgränssnittet, leveranspaketet eller en lagringskoppling på en betald plan, och kontoinnehavare kan ta bort arbetsytan. Om produkten inte kan besvara en begäran hjälper vi på begäran inom skälig tid och utan kostnad för en skälig volym begäranden. Om en registrerad kontaktar oss direkt gällande Kundens personuppgifter kommer vi inte att svara substantiellt själva; vi uppmanar dem att kontakta Kunden och, om inte förbjudet, informerar vi Kunden omgående.

Med hänsyn till behandlingens art och den information som står till vårt förfogande bistår vi Kunden med att uppfylla sina skyldigheter enligt artiklarna 32–36 i GDPR och motsvarande bestämmelser, inklusive konsekvensbedömningar avseende dataskydd och föregående samråd med en tillsynsmyndighet. I praktiken innebär det att vi tillhandahåller detta DPA, Bilaga II, Trust Center-informationen, kvarhållningsplanen i integritetspolicyn, vår säkerhetsdokumentation och skriftliga svar på rimliga frågor i säkerhets- eller integritetsenkäter. Vi kan debitera assistans som väsentligt överskrider en skälig volym, enligt våra då gällande taxor för professionella tjänster, och vi meddelar detta innan arbetet påbörjas och inte efteråt.

Vi notifierar Kunden utan onödigt dröjsmål, och under alla omständigheter inom sjuttiotvå timmar, efter att ha blivit medvetna om en personuppgiftsincident som påverkar Kundens personuppgifter. Meddelandet beskriver, i den utsträckning som är känd vid tidpunkten och uppdateras allt eftersom vi får mer information: incidentens art, inklusive där det är möjligt kategorierna och det ungefärliga antalet berörda registrerade och registerposter; de sannolika konsekvenserna; de åtgärder som vidtagits eller föreslagits för att hantera incidenten och mildra dess effekter; samt en kontaktpunkt för ytterligare information. Vi samarbetar med Kunden och vidtar de steg som Kunden rimligen begär för att bistå i dess egen utredning och notifiering. Ett meddelande är inte, och ska inte tolkas som, ett medgivande av fel eller ansvar. Vi kommer inte att fördröja ett meddelande för att först slutföra en utredning.

Efter Kundens val raderar eller återlämnar vi Kundens personuppgifter vid upphörandet av tjänsterna och raderar befintliga kopior, om inte lag som vi omfattas av kräver lagring. I produkten fungerar det så här: att avsluta en prenumeration flyttar kontot till Gratis-planen, vilket inkluderar en arbetsyta, och varje annan arbetsyta blir skrivskyddad och raderas 30 dagar senare, eller tidigare för en arbetsyta som nyligen genomgått samma process enligt vad klausul 13 i användarvillkoren beskriver, om inte Kunden uppgraderar eller flyttar den först; att ta bort en arbetsyta gör den skrivskyddad i 30 dagar, under vilka en kontoinnehavare kan återställa den, och efter den perioden rensas arbetsytan från live-databasen, inklusive projekt, översättningar, versionshistorik, användningsregister, loggar för webhook-leveranser, skärmdumpar och granskningshändelser; att stänga kontot raderar varje arbetsyta på det på samma sätt och behåller kontots fakturor i 7 år; att ta bort en användares inloggning sker omedelbart och är oåterkalleligt. Innehåll som Kunden hämtar via API:t, kommandoradsgränssnittet, leveranspaketet eller en lagringskoppling är utanför vår kontroll från det ögonblick vi levererar det. Krypterade säkerhetskopior nås inte av rensningen och löper ut enligt schemana i Bilaga II; medan de existerar är de isolerade, krypterade och återställs endast för katastrofåterställning, aldrig för att återinföra en rensad arbetsyta i drift. En skriftlig begäran om återlämning i strukturerat format som görs före radering kommer att hedras en gång, utan kostnad, inom skälig tid.

Vi tillhandahåller Kunden den information som är rimligen nödvändig för att demonstrera efterlevnad av detta DPA och artikel 28 i GDPR, och möjliggör och bidrar till granskningar, inklusive inspektioner, som utförs av Kunden eller en revisor som Kunden utser. I första hand uppfylls denna skyldighet genom detta DPA, Bilaga II, Trust Center, säkerhetssidan och våra ifyllda svar på säkerhetsenkäter. Där dessa verkligen är otillräckliga för Kundens regulatoriska skyldighet får Kunden granska en gång under varje tolvmånadersperiod, med minst trettio dagars skriftlig varsel, under affärstid, utan att orimligt störa vår verksamhet, med förbehåll för sekretesskyldigheter, begränsat till system och register som rör Kundens egna data, och på Kundens bekostnad. En tillsynsmyndighet som utövar sin lagstadgade makt omfattas inte av dessa begränsningar. En revisor får inte vara vår konkurrent, och vi kan kräva ett separat sekretessåtagande från dem.

Där vår behandling av Kundens personuppgifter innebär en överföring från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet till ett land som inte täcks av ett adekvatbeslut, införlivas standardavtalsklausulerna i detta DPA och utgör en del av det samt tillämpas enligt följande. Modul två (personuppgiftsansvarig till personuppgiftsbiträde) tillämpas där Kunden är personuppgiftsansvarig. Modul tre (personuppgiftsbiträde till personuppgiftsbiträde) tillämpas där Kunden själv är personuppgiftsbiträde. Klausul 7 (dockningsklausulen) tillämpas. I klausul 9 väljs alternativ 2 (generellt skriftligt godkännande), med den anmälningsperiod som anges i klausul 09 ovan. I klausul 11 väljs inte den valfria språkformuleringen för oberoende tvistelösning. I klausul 17 styrs klausulerna av Republiken Irlands lagstiftning om inte parterna kommer överens om en annan EU-medlemsstats lagstiftning i en orderbekräftelse. I klausul 18(b) löses tvister vid domstolarna i Republiken Irland på samma grundval. Bilaga I(A) är parterna, Bilaga I(B) är beskrivningen av överföringen, Bilaga I(C) är den behöriga tillsynsmyndigheten, Bilaga II är de tekniska och organisatoriska åtgärderna, och Bilaga III är listan över underbiträden, var och en enligt nedan.

För en överföring som omfattas av UK GDPR införlivas och kompletteras UK-tillägget enligt följande: Tabell 1 fylls i genom bilaga I(A); tabellerna 2 och 3 fylls i genom klausul 15 och bilagorna I och II till detta DPA, med de godkända EU:s standardavtalsklausuler som den version som åberopas; och i tabell 4 får ingen part säga upp tillägget när det godkända tillägget ändras. För en överföring som omfattas av schweizisk lag tolkas hänvisningarna i SCC:erna till GDPR som hänvisningar till den schweiziska federala lagen om dataskydd, den behöriga myndigheten är den federala kommissionären för dataskydd och information, hänvisningar till en medlemsstat berövar inte en registrerad i Schweiz rätten att väcka talan på sin vanliga vistelseort, och SCC:erna skyddar uppgifter om juridiska personer tills schweizisk lag inte längre kräver det.

Om vi får en juridiskt bindande begäran från en offentlig myndighet om kundens personuppgifter kommer vi att: granska dess giltighet och omfattning och bestrida den om det finns rimliga skäl att anse den olaglig; endast lämna ut det minimum som begäran kräver; och underrätta kunden snabbt med tillräcklig detaljinformation för att kunna svara, såvida det inte är juridiskt förbjudet, i vilket fall vi kommer att göra rimliga ansträngningar för att få ett undantag från förbudet och söka en interimistisk åtgärd som möjliggör utlämning. Vi för register över de begäranden vi mottar och de svar vi lämnar, och vi gör dem tillgängliga för kunden och för en tillsynsmyndighet på begäran i den utsträckning lagen tillåter. Vi har inte mottagit någon statlig begäran som krävde att vi byggde eller bevarade en allmän åtkomstmekanism för kundens personuppgifter, och vi kommer inte att bygga en frivilligt.

För personuppgifter som omfattas av CCPA är kunden företaget och vi är en tjänsteleverantör. Det är förbjudet för oss, och vi kommer inte, att sälja eller dela dessa personuppgifter; behålla, använda eller lämna ut dem för något annat syfte än de affärssyften som anges i avtalet eller som annars tillåts av CCPA; behålla, använda eller lämna ut dem utanför den direkta affärsrelationen mellan parterna; eller kombinera dem med personuppgifter som erhållits från en annan källa, utom i den utsträckning CCPA tillåter en tjänsteleverantör att göra. Vi intygar att vi förstår och kommer att följa dessa begränsningar. Vi kommer att underrätta kunden om vi fastställer att vi inte längre kan uppfylla dem. Kunden kan vidta rimliga och lämpliga åtgärder för att stoppa och åtgärda obehörig användning, med hjälp av granskningsrättigheterna i klausul 14. Vi tillhandahåller samma nivå av integritetsskydd som CCPA kräver av företaget.

Där en omfattande delstatslig sekretesslag gäller och kräver ett databehandlingsavtal med specificerade villkor, är detta DPA det avtalet: det anger arten och syftet med behandlingen, typen av uppgifter, varaktigheten, båda parternas rättigheter och skyldigheter, vår tystnadsplikt, vårt engagemang av underbehandlare under likvärdiga skriftliga villkor, vår assistans med konsumenters rättighetsbegäranden och med säkerhetsförpliktelser, vår skyldighet att radera eller returnera uppgifter vid tjänsternas slut, och vår skyldighet att tillhandahålla den information som behövs för att visa efterlevnad och möjliggöra en rimlig bedömning. Vi agerar som databehandlare eller tjänsteleverantör enligt dessa lagar och aldrig som personuppgiftsansvarig för kundens personuppgifter.

Varje parts ansvar som härrör från eller är relaterat till detta DPA, oavsett om det grundar sig på avtal, skadestånd eller annan teori, omfattas av begränsningarna och undantagen från ansvar i avtalet, och varje hänvisning i dessa begränsningar till en parts ansvar avser den sammanlagda skadeståndsskyldigheten för den parten enligt både avtalet och detta DPA. Ingenting i denna klausul begränsar en registrerads rättigheter enligt standardavtalsklausulerna eller enligt dataskyddslagstiftningen, och ingenting begränsar ett ansvar som inte lagligen kan begränsas.

Vi kan uppdatera detta DPA där det krävs för att spegla en ändring i dataskyddslagstiftningen, en ny eller ändrad överföringsmekanism, ett beslut från en tillsynsmyndighet eller domstol, eller en väsentlig ändring av hur tjänsten behandlar kundens personuppgifter, förutsatt att uppdateringen inte väsentligt minskar skyddet för kundens personuppgifter. Vi ger minst trettio dagars notice om en väsentlig uppdatering, via e-post och på denna sida, och vi ändrar ikraftträdandedatumet högst upp. Vi håller den ersatta versionen tillgänglig på begäran.

Detta DPA binder oss utan signatur, så kunden behöver inte en för att vara skyddad. Om din process kräver en underskriven motpart för dina register, eller om du vill ta upp en redline-version, skriv till privacy@transglot.ai med den juridiska enhetens namn, den registrerade adressen, kontakt för notifiering och den som signerar, så återkommer vi med en signerad kopia. Vi besvarar frågor om säkerhet och integritet från samma adress, och Trust Center innehåller det paket som de flesta granskare behöver innan de skriver till någon.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, ett aktiebolag bildat i Delaware, USA, som bedriver verksamhet under namnet Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Den auktoritativa, aktuella listan över underleverantörer underhålls av oss och tillhandahålls kunden på begäran under sekretessavtal genom att skriva till privacy@transglot.ai. Kategorierna, syftet, regionen och villkoren för varje underleverantör publiceras i Trust Center och sammanfattas i dokumentet om underleverantörer, som införlivas i denna bilaga genom hänvisning. Den hålls på ett ställe istället för att dupliceras till denna sida medvetet: en lista som skrivs om i ett juridiskt dokument är en lista som blir inaktuell samma dag en leverantör ändras, och en inaktuell bilaga är sämre än en länk. Från och med ikraftträdandedatumet är kategorierna: AI-översättning, automatisk kvalitetskontroll, ordlistextraktion och kontextuella bildförslag, behandlade i USA och engagerade närhelst en AI-funktion används; textinbäddningar för semantiskt översättningsminne, behandlade i USA och engagerade endast när ett projekt slår på den funktionen, vilket är avstängt som standard; en valfri alternativ översättningsmotor nådd via en API-router i USA och hostad i Singapore, engagerad endast när en operatör routar en nivå till den, vilket är avstängt som standard; molnhosting, databas och objektlagring, i den region som fastställs vid distribution och alltid engagerad; betalningshantering, i USA och Europeiska unionen, engagerad endast för betalda planer; leverans av transaktionsmail, alltid engagerad; och supportmeddelanden i produkten, engagerade endast när supportmessengern är aktiverad. När en kund tillhandahåller sina egna autentiseringsuppgifter för en valfri reservlösning för maskinöversättning är kunden personuppgiftsansvarig för den överföringen och leverantören är inte vår underleverantör.