Databehandlerbetingelser, bilag inkluderet.

Dette tillæg til databehandling ("DPA") udgør en del af servicevilkårene eller anden skriftlig aftale ("Aftalen") mellem Digital Socket LLC, et anpartsselskab stiftet i Delaware, USA, der driver virksomhed under navnet Transglot ("Transglot", "Databehandler") og kunden ("Kunde", "Registreringsansvarlig") og gælder, hvor vi behandler kundens personoplysninger på kundens vegne i forbindelse med leveringen af tjenesten. Det indarbejdes ved henvisning i aftalen og træder i kraft, når aftalen gør det; ingen underskrift er nødvendig for, at det binder os. Hvor kunden selv er databehandler, der handler for en tredjeparts registreringsansvarlig, er kunden eksportøren, og denne DPA gælder, som om kunden var den registreringsansvarlige, og kunden bekræfter, at den har bemyndigelse fra sin egen registreringsansvarlige til at indgå den på disse vilkår.

"Databeskyttelseslovgivning" betyder alle love om behandling af personoplysninger, der gælder for en part, herunder EU's generelle forordning om databeskyttelse 2016/679 ("GDPR"), UK GDPR og Data Protection Act 2018, den schweiziske føderale lov om databeskyttelse, California Consumer Privacy Act som ændret ("CCPA") og tilsvarende delstatslove om privatlivets fred i USA. "Kundens personoplysninger" betyder personoplysninger indeholdt i Kundeindhold eller på anden måde behandlet af os på Kundens vegne. "Standardkontraktbestemmelser" eller "SCC'er" betyder de bestemmelser, der er vedhæftet Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914. "UK-tillæg" betyder International Data Transfer Addendum udstedt af UK Information Commissioner i henhold til section 119A i Data Protection Act 2018. "Underdatabehandler" betyder en tredjepart, vi har engageret til at behandle Kundens personoplysninger. "Dataansvarlig", "databehandler", "registreret", "personoplysninger", "behandling", "persondatasikkerhedsbrud" og "tilsynsmyndighed" har de betydninger, der er angivet i GDPR, og tilsvarende begreber i andre love har deres tilsvarende betydning.

I tilfælde af konflikt er rangfølgen: (a) Standardkontraktbestemmelserne og UK-tillægget, hvor de finder anvendelse; (b) denne DPA; (c) eventuelle andre databeskyttelsesvilkår i en Ordrebekræftelse; (d) resten af Aftalen. Intet i denne DPA er beregnet til at være i strid med en parts forpligtelser i henhold til Databeskyttelseslovgivningen, og ethvert vilkår, der ville være det, fortolkes indskrænket i det mindst nødvendige omfang for at fjerne konflikten.

Denne DPA gælder fra Aftalens ikrafttrædelsesdato, indtil vi ikke længere indehar nogen af Kundens personoplysninger, hvilket kan være efter Aftalens ophør på grund af sletningsfristerne i klausul 13. Dens forpligtelser overlever opsigelsen, så længe vi indehar nogen af Kundens personoplysninger, og tavshedsforpligtelserne overlever på ubestemt tid, i det omfang det kræves af Databeskyttelseslovgivningen.

Vi behandler Kundens personoplysninger kun på baggrund af Kundens dokumenterede instrukser, herunder til overførsel til et tredjeland, medmindre vi er forpligtet hertil i henhold til en lov, vi er underlagt, i hvilket tilfælde vi vil underrette Kunden om dette krav før behandlingen, medmindre loven forbyder det af væsentlige hensyn til almenhedens interesser. Aftalen, denne DPA, Dokumentationen og den konfiguration, Kunden indstiller i produktet (projekter, lokaliteter, connectors, webhook-abonnementer, fastholdelseskontakter, kontakten for oversættelseshukommelse og de motor- og kvalitetsindstillinger, der er tilgængelige for Kunden), udgør tilsammen Kundens fuldstændige dokumenterede instrukser. Vi vil underrette Kunden, hvis vi efter vores mening mener, at en instruks er i strid med Databeskyttelseslovgivningen, og vi kan suspendere den berørte behandling, indtil den trækkes tilbage eller ændres, frem for at udføre den.

Vi behandler Kundens personoplysninger udelukkende for at levere, sikre, supporte og vedligeholde Tjenesten for Kunden og til ingen uafhængig formål for os selv. Vi sælger ikke Kundens personoplysninger, vi deler dem ikke til adfærdsbaseret reklame på tværs af kontekster, vi kombinerer dem ikke med personoplysninger, vi modtager fra andre kilder, undtagen som tilladt af Databeskyttelseslovgivningen for en tjenesteudbyder, og vi bruger dem ikke til at træne, finjustere eller evaluere nogen maskinlæringsmodel. Vores AI-underdatabehandlere behandler dem kun til inferens under kommercielle vilkår, der forbyder træning på dem. Vi kan oprette og bruge aggregerede eller de-identificerede statistikker, der hverken identificerer Kunden eller nogen registreret, og vi vil ikke forsøge at re-identificere dem.

Vi sikrer, at enhver person, der er autoriseret til at behandle Kundens personoplysninger, er underlagt en passende tavshedsforpligtelse, uanset om den er kontraktlig eller lovbestemt, og som overlever ophøret af deres engagement. Adgang gives på basis af mindst mulig privilegier, begrænset til, hvad en person har brug for for at udføre sin rolle, gennemgås periodisk og inddrages prompte ved rolleændring eller fratrædelse. Personale med adgang modtager databeskyttelses- og sikkerhedsuddannelse, der er passende til deres rolle.

Vi implementerer og vedligeholder de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er angivet i Bilag II, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, omkostningerne ved implementering samt arten, omfanget, konteksten og formålene med behandlingen samt risikoen for de registrerede. Vi kan opdatere disse foranstaltninger over tid, forudsat at det samlede beskyttelsesniveau ikke reduceres væsentligt i løbet af en betalt abonnementsperiode. Bilag II angiver både vores mangler og vores kontroller, med vilje: et bilag med foranstaltninger, der kun opremser styrker, er ikke et dokument, en reviewer kan stole på.

Kunden giver en generel skriftlig bemyndigelse til, at vi engagerer Underdatabehandlere, i de kategorier, der er beskrevet i dokumentet om Underdatabehandlere, og bemyndiger specifikt dem på listen over underdatabehandlere, der er fremlagt under Bilag III pr. ikrafttrædelsesdatoen. Vi pålægger hver Underdatabehandler databeskyttelsesforpligtelser, der er mindst lige så beskyttende som dem i denne DPA, via en skriftlig kontrakt, og vi forbliver fuldt ansvarlige over for Kunden for en Underdatabehandlers opfyldelse af sine forpligtelser. Vi vil give Kunden mindst tredive dages varsel via e-mail til Kontoejerne, før en ny Underdatabehandler begynder at behandle Kundens personoplysninger. Kunden kan gøre indsigelse på baggrund af rimelige, dokumenterede databeskyttelsesmæssige grunde inden for denne periode, i hvilket tilfælde vi vil arbejde i god tro for at tilbyde en ændring i konfigurationen eller et alternativ, der undgår behandlingen; hvis vi ikke kan gøre dette inden for en rimelig tid, kan Kunden opsige det berørte abonnement uden straf og modtage en pro-rata refusion af forudbetalte, ubrugte gebyrer.

Under hensyntagen til behandlingens art bistår vi kunden med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, i det omfang dette er muligt, med at opfylde kundens forpligtelse til at besvare en anmodning fra en registreret, der udøver rettigheder til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller indsigelse. Selve produktet er den første linje i denne bistand: Konto-ejere og workspace-administratorer kan søge, redigere og slette projektindhold, administrere medlemmer og roller samt hente projektindhold via API’ens pull-endpoint, kommandolinjegrænsefladen, leveringspakken eller en storage connector på en betalt plan, og konto-ejere kan slette workspacet. Hvor produktet ikke kan besvare en anmodning, vil vi hjælpe efter anmodning inden for en rimelig periode og uden beregning for et rimeligt antal anmodninger. Hvis en registreret kontakter os direkte vedrørende kundens personoplysninger, vil vi ikke selv besvare henvendelsen substantielt; vi vil vejlede dem til at kontakte kunden og, medmindre det er forbudt, straks informere kunden.

Under hensyntagen til behandlingens art og de oplysninger, der er tilgængelige for os, bistår vi kunden med at opfylde sine forpligtelser i henhold til GDPR’s artikel 32-36 og tilsvarende bestemmelser, herunder konsekvensanalyser for databeskyttelse og forudgående konsultation med en tilsynsmyndighed. I praksis betyder det, at vi stiller denne databehandleraftale, Bilag II, Trust Center-oplysningerne, opbevaringstidsplanen i privatlivspolitikken, vores sikkerhedsdokumentation og rimelige skriftlige svar på et sikkerheds- eller privatlivsspørgeskema til rådighed. Vi kan opkræve betaling for bistand, der går væsentligt ud over et rimeligt omfang, til vores gældende takster for professionelle ydelser, og vi vil oplyse dette, før arbejdet udføres, og ikke bagefter.

Vi underretter kunden uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for 72 timer, efter at vi bliver bekendt med et brud på persondata, der påvirker kundens personoplysninger. Meddelelsen beskriver, i det omfang det er kendt på tidspunktet og opdateres, efterhånden som vi får flere oplysninger: arten af bruddet, herunder hvor muligt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede og registre; de sandsynlige konsekvenser; de foranstaltninger, der er truffet eller foreslået for at håndtere bruddet og afbøde dets virkninger; samt et kontaktpunkt for yderligere oplysninger. Vi samarbejder med kunden og træffer de foranstaltninger, kunden rimeligt anmoder om, for at bistå i dens egen undersøgelse og underretning. En meddelelse er ikke, og skal ikke fortolkes som, en indrømmelse af fejl eller ansvar. Vi vil ikke forsinke en meddelelse for først at færdiggøre en undersøgelse.

Efter kundens valg sletter eller returnerer vi kundens personoplysninger ved ophør af tjenesteydelsen og sletter eksisterende kopier, medmindre en lov, vi er underlagt, kræver opbevaring. I produktet fungerer det således: Opsigelse af et abonnement flytter kontoen til Free-planen, som inkluderer ét workspace, og hvert andet workspace bliver skrivebeskyttet og slettes 30 dage senere, eller sooner for et workspace, der for nylig har gennemgået det samme, som beskrevet i klausul 13 i servicevilkårene, medmindre kunden opgraderer eller flytter det først; sletning af et workspace gør det skrivebeskyttet i 30 dage, hvori en konto-ejer kan gendanne det, og efter denne periode ryddes workspacet fra live-databasen, inklusive projekter, oversættelser, versionshistorik, brugsregistre, webhook-leveringsregistre, skærmbilleder og revisionsbegivenheder; lukning af kontoen sletter hvert workspace på den på samme måde og bevarer kontoens fakturaer i 7 år; sletning af en brugers login er øjeblikkelig og irreversibel. Indhold, som kunden henter via API’en, kommandolinjegrænsefladen, leveringspakken eller en storage connector, er uden for vores kontrol fra det øjeblik, vi leverer det. Krypterede backups nås ikke af rydningen og udløber efter tidsplanerne i Bilag II; mens de eksisterer, er de isolerede, krypterede og genoprettes kun til disaster recovery, aldrig for at returnere et ryddet workspace til drift. En skriftlig anmodning om returnering i et struktureret format, der fremsættes før sletning, vil blive imødekommet én gang, uden beregning, inden for en rimelig periode.

Vi stiller de oplysninger, der er rimeligt nødvendige for at demonstrere overholdelse af denne databehandleraftale og GDPR’s artikel 28, til rådighed for kunden og tillader og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, udført af kunden eller en revisor, kunden bemyndiger. Først og fremmest opfyldes denne forpligtelse ved denne databehandleraftale, Bilag II, Trust Center, sikkerhedssiden og vores udfyldte svar på sikkerhedsspørgeskemaer. Hvor disse reelt er utilstrækkelige til at opfylde kundens regulatoriske forpligtelse, kan kunden foretage revision én gang i enhver tolvmånedersperiode med mindst tredive dages skriftligt varsel, i åbningstiden, uden urimeligt at forstyrre vores drift, underlagt tavshedspligt, begrænset til systemer og registre relateret til kundens egne data og for kundens regning. En tilsynsmyndighed, der udøver en lovmæssig beføjelse, er ikke underlagt nogen af disse begrænsninger. En revisor må ikke være vores konkurrent, og vi kan kræve en separat tavshedserklæring fra dem.

Hvor vores behandling af kundens personoplysninger indebærer en overførsel fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde til et land, der ikke er omfattet af en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, indarbejdes standardkontraktbestemmelserne i denne DPA og udgør en del heraf og gælder som følger. Modul to (fra registreringsansvarlig til databehandler) gælder, hvor kunden er registreringsansvarlig. Modul tre (fra databehandler til databehandler) gælder, hvor kunden selv er databehandler. Bestemmelse 7 (tilslutningsbestemmelsen) gælder. I bestemmelse 9 vælges mulighed 2 (generel skriftlig bemyndigelse) med den varslingsfrist, der er angivet i bestemmelse 09 ovenfor. I bestemmelse 11 er den valgfrie sprogform for uafhængig tvistbilæggelse ikke valgt. I bestemmelse 17 reguleres bestemmelserne af lovgivningen i Republikken Irland, medmindre parterne aftaler lovgivningen i en anden EU-medlemsstat i en ordrebekræftelse. I bestemmelse 18(b) afgøres tvister ved domstolene i Republikken Irland på samme grundlag. Bilag I(A) indeholder parterne, bilag I(B) indeholder beskrivelsen af overførslen, bilag I(C) indeholder den kompetente tilsynsmyndighed, bilag II indeholder de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, og bilag III indeholder listen over underdatabehandlere, alt som anført nedenfor.

For en overførsel, der er underlagt UK GDPR, indarbejdes og udfyldes UK-tillægget som følger: Tabel 1 udfyldes af bilag I(A); tabel 2 og 3 udfyldes af bestemmelse 15 og bilag I og II i denne DPA, hvor de godkendte EU-standardkontraktbestemmelser er den version, der lægges til grund; og i tabel 4 kan ingen af parterne opsige tillægget, når det godkendte tillæg ændres. For en overførsel, der er underlagt schweizisk lovgivning, læses henvisninger i standardkontraktbestemmelserne til GDPR som henvisninger til den schweiziske føderale lov om databeskyttelse, den kompetente myndighed er den føderale kommissær for databeskyttelse og information, henvisninger til en medlemsstat fratager ikke en registreret i Schweiz retten til at anlægge sag på deres sædvanlige opholdssted, og standardkontraktbestemmelserne beskytter juridiske enheders data, indtil schweizisk lovgivning ikke længere kræver det.

Hvis vi modtager en juridisk bindende anmodning fra en offentlig myndighed om kundens personoplysninger, vil vi: gennemgå den for gyldighed og omfang og anfægte den, hvor der er rimelig grund til at betragte den som ulovlig; kun videregive det minimum, som anmodningen kræver; og straks underrette kunden med tilstrækkelige oplysninger til at kunne reagere, medmindre det er juridisk forbudt, i hvilket tilfælde vi vil gøre rimelige bestræbelser på at opnå en fritagelse for forbuddet og søge om en midlertidig foranstaltning, der tillader videregivelse. Vi fører register over de anmodninger, vi modtager, og de svar, vi giver, og stiller det til rådighed for kunden og for en tilsynsmyndighed efter anmodning i det omfang, loven tillader det. Vi har ikke modtaget en statslig anmodning, der krævede, at vi opbyggede eller bevarede en generel adgangsmechanisme til kundens personoplysninger, og vi vil ikke frivilligt opbygge en sådan.

For personoplysninger, der er underlagt CCPA, er kunden virksomheden, og vi er tjenesteudbyder. Vi er forpligtet til ikke at sælge eller dele disse personoplysninger; beholde, bruge eller videregive dem til andre formål end de forretningsmæssige formål, der er specificeret i aftalen, eller som på anden måde er tilladt i henhold til CCPA; beholde, bruge eller videregive dem uden for det direkte forretningsforhold mellem parterne; eller kombinere dem med personoplysninger modtaget fra en anden kilde, undtagen som CCPA tillader en tjenesteudbyder at gøre. Vi certificerer, at vi forstår og vil overholde disse begrænsninger. Vi vil underrette kunden, hvis vi fastslår, at vi ikke længere kan overholde dem. Kunden kan træffe rimelige og hensigtsmæssige foranstaltninger for at stoppe og udbedre uautoriseret brug ved at benytte revisionsrettighederne i bestemmelse 14. Vi yder samme niveau af privatlivsbeskyttelse, som CCPA kræver af virksomheden.

Hvor en omfattende delstatslig privatlivslov finder anvendelse og kræver en databehandlerkontrakt med specifikke vilkår, er denne DPA den kontrakt: den fastsætter arten og formålet med behandlingen, typen af data, varigheden, begge parters rettigheder og forpligtelser, vores tavshedspligt, vores engagement af underdatabehandlere på tilsvarende skriftlige vilkår, vores bistand vedrørende anmodninger om udøvelse af forbrugerrettigheder og sikkerhedsforpligtelser, vores pligt til at slette eller returnere data ved afslutningen af tjenesterne og vores forpligtelse til at stille de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at demonstrere overholdelse og muliggøre en rimelig vurdering. Vi handler som databehandler eller tjenesteudbyder i henhold til disse love og aldrig som registreringsansvarlig for kundens personoplysninger.

Hver parts ansvar, der opstår i forbindelse med eller relaterer sig til denne DPA, hvad enten det er baseret på kontrakt, erstatningsret eller enhver anden teori, er underlagt begrænsningerne og undtagelserne fra ansvar i aftalen, og enhver henvisning i disse begrænsninger til en parts ansvar betyder den samlede ansvarlighed for den pågældende part i henhold til aftalen og denne DPA sammen. Intet i denne bestemmelse begrænser en registrerets rettigheder i henhold til standardkontraktbestemmelserne eller i henhold til databeskyttelseslovgivningen, og intet begrænser et ansvar, der ikke lovligt kan begrænses.

Vi kan opdatere denne DPA, hvor det er nødvendigt for at afspejle en ændring i databeskyttelseslovgivningen, en ny eller ændret overførselsmekanisme, en afgørelse fra en tilsynsmyndighed eller en domstol eller en væsentlig ændring i, hvordan tjenesten behandler kundens personoplysninger, forudsat at opdateringen ikke væsentligt reducerer den beskyttelse, der gives til kundens personoplysninger. Vi giver mindst tredive dages varsel om en væsentlig opdatering via e-mail og på denne side, og vi ændrer ikrafttrædelsesdatoen øverst. Vi bevarer den forældede version tilgængelig efter anmodning.

Denne DPA binder os uden underskrift, så kunden behøver ikke en underskrift for at være beskyttet. Hvis din proces kræver en underskrevet genpart til dine arkiver, eller hvis du ønsker at fremsætte ændringsforslag, bedes du skrive til privacy@transglot.ai med navnet på den juridiske enhed, den registrerede adresse, kontakten for varsler og den, der skal underskrive, og vi vil returnere en underskrevet kopi. Vi besvarer spørgeskemaer om sikkerhed og privatliv fra samme adresse, og Trust Center indeholder det pakke, de fleste anmeldere har brug for, før de skriver til nogen.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, et anpartsselskab stiftet i Delaware, USA, der driver virksomhed under navnet Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Den autoritative, aktuelle liste over underdatabehandlere vedligeholdes af os og stilles til rådighed for kunden efter anmodning under en fortrolighedsaftale ved at skrive til privacy@transglot.ai. Kategorierne, formålet, regionen og betingelserne for engagement af hver enkelt offentliggøres i Trust Center og opsummeres i dokumentet om underdatabehandlere, som er inkorporeret i dette bilag ved henvisning. Den holdes ét sted frem for at blive duplikeret ind på denne side med vilje: en liste, der genindtastes i et juridisk dokument, er en liste, der bliver forældet den dag, en leverandør ændres, og et forældet bilag er værre end et link. Pr. ikrafttrædelsesdatoen er kategorierne: AI-oversættelse, automatisk kvalitetskontrol, udtrækning af glosseord og kontekstuelle billedforslag, behandlet i USA og engageret, når en AI-funktion bruges; tekstembeddings til semantisk oversættelseshukommelse, behandlet i USA og kun engageret, når et projekt slår denne funktion til, hvilket er slået fra som standard; en valgfri alternativ oversættelsesmotor, der tilgås via en API-router i USA og hostes i Singapore, kun engageret, når en operatør ruter et niveau til den, hvilket er slået fra som standard; cloud-hosting, databasen og objektlagring, i den region, der fastlægges ved implementering, og altid engageret; betalingsbehandling, i USA og Den Europæiske Union, kun engageret for betalte abonnementer; levering af transaktionsmails, altid engageret; og supportbeskeder i produktet, kun engageret, når support-messengeren er aktiveret. Hvor en kunde leverer sine egne legitimationsoplysninger til en valgfaldb backup for maskinoversættelse, er kunden dataansvarlig for den overførsel, og leverandøren er ikke vores underdatabehandler.