Podmienky spracovateľa, vrátane príloh.

Tento dodatok o spracovaní údajov („DPA“) je súčasťou Podmienok služby alebo inej písomnej zmluvy („Zmluva“) medzi Digital Socket LLC, spoločnosť s ručením obmedzeným založená v štáte Delaware, Spojené štáty americké, vystupujúca pod názvom Transglot („Transglot“, „Spracovateľ“) a zákazníkom („Zákazník“, „Prevádzkovateľ“) a uplatňuje sa všade tam, kde spracúvame osobné údaje zákazníka v mene zákazníka pri poskytovaní služby. Je začlenený odkazom do Zmluvy a nadobúda účinnosť súčasne so Zmluvou; na to, aby nás zaväzovala, nie je potrebný podpis. Ak je zákazník sám spracovateľom konajúcim v mene tretieho prevádzkovateľa, zákazník je vývozcom a táto zmluva o spracovaní údajov sa uplatňuje, akoby bol prevádzkovateľom, a zákazník potvrdzuje, že má od svojho prevádzkovateľa splnomocnenie uzavrieť ju za týchto podmienok.

„Právne predpisy o ochrane údajov“ znamenajú všetky zákony týkajúce sa spracovania osobných údajov uplatniteľné na stranu, vrátane nariadenia EÚ 2016/679 o všeobecnej ochrane údajov („GDPR“), britského nariadenia GDPR a zákona o ochrane údajov z roku 2018, švajčiarskeho federálneho zákona o ochrane údajov, kalifornského zákona o ochrane súkromia spotrebiteľov v znení neskorších predpisov („CCPA“) a porovnateľných štátnych zákonov o ochrane súkromia v Spojených štátoch. „Osobné údaje zákazníka“ znamenajú osobné údaje obsiahnuté v obsahu zákazníka alebo inak spracúvané nami v mene zákazníka. „Štandardné zmluvné doložky“ alebo „SCC“ znamenajú doložky pripojené k vykonávaciemu rozhodnutiu Komisie (EÚ) 2021/914. „Britský dodatok“ znamená Medzinárodný dodatok o prenose údajov vydaný britským komisárom pre informácie podľa článku 119A zákona o ochrane údajov z roku 2018. „Subprocesor“ znamená tretiu stranu zapojenú nami na spracovanie osobných údajov zákazníka. Pojmy „prevádzkovateľ“, „spracovateľ“, „subjekt údajov“, „osobné údaje“, „spracovanie“, „porušenie ochrany osobných údajov“ a „dozorný orgán“ majú významy uvedené v nariadení GDPR a ekvivalentné pojmy v iných zákonoch majú svoj ekvivalentný význam.

V prípade rozporu je poradie priorít: (a) štandardné zmluvné doložky a britský dodatok, ak sa uplatňujú; (b) táto zmluva o spracovaní údajov; (c) akékoľvek iné podmienky ochrany údajov v objednávkovom formulári; (d) zvyšok zmluvy. Nič v tejto zmluve o spracovaní údajov nie je zamýšľané v rozpore s povinnosťami strany podľa právnych predpisov o ochrane údajov a akékoľvek ustanovenie, ktoré by bolo v rozpore, sa vykladá v minimálnom potrebnom rozsahu na odstránenie rozporu.

Táto DPA sa uplatňuje od dátumu účinnosti Zmluvy až do času, keď už nebudeme mať žiadne Osobné údaje zákazníka, čo môže byť aj po skončení Zmluvy z dôvodu lehôt na vymazanie uvedených v článku 13. Jej povinnosti pretrvávajú aj po ukončení zmluvného vzťahu po celú dobu, počas ktorej máme k dispozícii akékoľvek Osobné údaje zákazníka, a povinnosti zachovania mlčanlivosti pretrvávajú na neurčito v rozsahu požadovanom zákonom o ochrane údajov.

Osobné údaje zákazníka spracúvame výlučne na základe jeho zdokumentovaných pokynov, vrátane prípadov ich prenosu do tretej krajiny, pokiaľ nám to neukladá zákon, ktorému podliehame. V takom prípade informujeme zákazníka o tejto požiadavke pred začatím spracúvania, ak zákon nezakazuje takéto informovanie z dôležitých dôvodov verejného záujmu. Zmluva, táto DPA, Dokumentácia a konfigurácia nastavená zákazníkom v produkte (projekty, lokality, konektory, odbery webhookov, prepínače uchovávania údajov, prepínač prekladovej pamäte a nastavenia stroja a kvality dostupné zákazníkovi) spoločne tvoria úplné zdokumentované pokyny zákazníka. Ak sa domnievame, že určitý pokyn porušuje zákon o ochrane údajov, informujeme o tom zákazníka a môžeme pozastaviť dotknuté spracúvanie až do jeho stiahnutia alebo úpravy, namiesto toho, aby sme ho vykonali.

Osobné údaje zákazníka spracúvame výlučne s cieľom poskytovať, zabezpečovať, podporovať a udržiavať Službu pre zákazníka, a nie na žiadny vlastný nezávislý účel. Nepredávame osobné údaje zákazníka, neposkytujeme ich na účely behaviorálnej reklamy naprieč rôznymi kontextmi, nespájame ich s osobnými údajmi získanými z iných zdrojov, okrem prípadov povolených zákonom o ochrane údajov pre poskytovateľa služieb, a nepoužívame ich na trénovanie, jemné doladenie ani hodnotenie žiadneho modelu strojového učenia. Naši subdodávatelia využívajúci AI ich spracúvajú len na účely inferencie, a to na základe obchodných podmienok, ktoré zakazujú ich použitie na trénovanie. Môžeme vytvárať a používať agregované alebo anonymizované štatistiky, ktoré neidentifikujú ani zákazníka, ani žiadnu dotknutú osobu, a nebudeme sa pokúšať o ich opätovnú identifikáciu.

Zabezpečujeme, aby každá osoba oprávnená spracúvať osobné údaje zákazníka podliehala primeranej povinnosti zachovania mlčanlivosti, či už zmluvnej alebo zákonnej, ktorá pretrváva aj po skončení jej angažovania. Prístup sa udeľuje na základe princípu minimálnych oprávnení, obmedzuje sa na to, čo osoba potrebuje na výkon svojej funkcie, pravidelne sa kontroluje a pri zmene funkcie alebo odchode sa promptne odníma. Personál s prístupom dostáva školenia z oblasti ochrany údajov a bezpečnosti primerané ich funkcii.

Implementujeme a udržiavame technické a organizačné opatrenia uvedené v Prílohe II, pričom berieme do úvahy stav techniky, náklady na implementáciu, ako aj povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj riziko pre dotknuté osoby. Tieto opatrenia môžeme časom aktualizovať za predpokladu, že celková úroveň ochrany sa počas obdobia platnej predplatnej služby materiálne neznižuje. Príloha II zámerne uvádza naše slabiny, ako aj naše kontroly: príloha týkajúca sa opatrení, ktorá uvádza len silné stránky, nie je dokument, na ktorý by sa mohol recenzent spoľahnúť.

Zákazník udeľuje všeobecné písomné oprávnenie na zapojenie subdodávateľov v kategóriách opísaných v dokumente Subdodávatelia a konkrétne autorizuje tých, ktorí sú uvedení v zozname subdodávateľov poskytnutom v Prílohe III k dátumu účinnosti. Každému subdodávateľovi ukladáme povinnosti ochrany údajov, ktoré sú najmenej rovnako ochranné ako tie v tejto DPA, a to prostredníctvom písomnej zmluvy, a zostávame voči zákazníkovi plne zodpovední za plnenie povinností subdodávateľom. Pred začatím spracúvania osobných údajov zákazníka novým subdodávateľom poskytneme zákazníkovi aspoň tridsaťdňové upozornenie e-mailom zaslaným na vlastníkov účtu. Zákazník môže vzniesť námietku z odôvodnených, zdokumentovaných dôvodov ochrany údajov v rámci tejto lehoty, v takom prípade budeme v dobrej viere pracovať na ponuke zmeny konfigurácie alebo alternatívy, ktorá sa vyhne danému spracúvaniu; ak tak neurobíme v primeranej lehote, zákazník môže vypovedať dotknuté predplatné bez sankcie a získať pomernú refundáciu predplatených nevyužitých poplatkov.

So zreteľom na povahu spracúvania vám pomáhame primeranými technickými a organizačnými opatreniami, pokiaľ je to možné, pri plnení vašej povinnosti reagovať na žiadosti dotknutých osôb uplatňujúcich právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť alebo námietku. Prvou líniou tejto pomoci je samotný produkt: Vlastníci účtov a správcovia pracovných priestorov môžu vyhľadávať, upravovať a mazať obsah projektov, spravovať členov a roly a získavať obsah projektov prostredníctvom koncového bodu API na stiahnutie, rozhrania príkazového riadka, dodacieho balíka alebo konektora úložiska v rámci plateného plánu a Vlastníci účtov môžu vymazať pracovný priestor. Ak produkt nemôže vybaviť žiadosť, pomôžeme vám na požiadanie v primeranej lehote a bez poplatku za primeraný objem žiadostí. Ak sa nás dotknutá osoba obráti priamo ohľadom osobných údajov zákazníka, nebudeme sami vecne odpovedať; odporučíme jej kontaktovať vás a, pokiaľ to nie je zakázané, okamžite vás informujeme.

So zreteľom na povahu spracúvania a nám dostupné informácie vám pomáhame plniť vaše povinnosti podľa článkov 32 až 36 GDPR a ich ekvivalentov, vrátane posudzovania vplyvu na ochranu údajov a predchádzajúcich konzultácií s dozorným orgánom. V praxi to znamená poskytnutie tejto DPA, Prílohy II, zverejnení Centra dôvery, harmonogramu uchovávania v Politike ochrany osobných údajov, našej bezpečnostnej dokumentácie a primeraných písomných odpovedí na bezpečnostný alebo súkromný dotazník. Za pomoc, ktorá materiálne presahuje primeraný objem, si môžeme účtovať poplatok podľa našich aktuálnych sadzieb za profesionálne služby a oznámime vám to pred začatím práce, nie až potom.

Zákazníka upozorníme bez zbytočného odkladu a v každom prípade do sedemdesiatich dvoch hodín po tom, čo sa dozvieme o porušení ochrany osobných údajov ovplyvňujúcom osobné údaje zákazníka. Upozornenie opisuje, pokiaľ je to v danom čase známe a aktualizuje sa podľa toho, ako sa dozvedáme viac: povahu porušenia vrátane kategórií a približného počtu dotknutých osôb a záznamov; pravdepodobné následky; prijaté alebo navrhované opatrenia na riešenie problému a zmiernenie jeho účinkov; a kontaktné miesto pre ďalšie informácie. Spolupracujeme so zákazníkom a podnikáme kroky, ktoré zákazník rozumne požaduje, aby sme mu pomohli pri vlastnom vyšetrovaní a oznamovaní. Upozornenie nie je a nebude sa vykladať ako priznanie viny alebo zodpovednosti. Neodložíme upozornenie s cieľom najprv dokončiť vyšetrovanie.

Podľa voľby zákazníka vymažeme alebo vrátime osobné údaje zákazníka po ukončení poskytovania služieb a vymažeme existujúce kópie, pokiaľ nám zákon neukladá povinnosť ich uchovávať. V produkte to funguje nasledovne: zrušenie predplatného presunie účet na bezplatný plán, ktorý zahŕňa jeden pracovný priestor, a každý iný pracovný priestor sa stane iba na čítanie a bude vymazaný o 30 dní neskôr, alebo skôr v prípade pracovného priestoru, ktorý nedávno prešiel rovnakým procesom, ako opisuje článok 13 Podmienok služby, pokiaľ zákazník najprv nevykoná upgrade alebo ho nepresunie; vymazanie pracovného priestoru ho nastaví iba na čítanie na 30 dní, počas ktorých ho môže Vlastník účtu obnoviť, a po uplynutí tejto lehoty sa pracovný priestor odstráni z live databázy, vrátane projektov, prekladov, histórie verzií, záznamov o používaní, záznamov o doručení webhookov, snímok obrazovky a audítorských udalostí; zatvorenie účtu vymaže každý pracovný priestor na ňom rovnakým spôsobom a faktúry účtu sa uchovávajú 7 rokov; vymazanie prihlasovacích údajov používateľa je okamžité a nezvratné. Obsah, ktorý zákazník získa prostredníctvom API, rozhrania príkazového riadka, dodacieho balíka alebo konektora úložiska, je mimo našej kontroly od momentu jeho doručenia. Šifrované zálohy nie sú súčasťou čistky a expirujú podľa harmonogramov v Prílohe II; počas ich existencie sú izolované, šifrované a obnovujú sa len pri obnove po katastrofe, nikdy na vrátenie vymazaného pracovného priestoru do prevádzky. Písomná žiadosť o vrátenie v štruktúrovanom formáte podaná pred vymazaním bude splnená raz, bez poplatku, v primeranej lehote.

Sprístupníme zákazníkovi informácie primerane potrebné na preukázanie súladu s touto DPA a s článkom 28 GDPR a umožníme a prispejeme k auditom, vrátane inšpekcií, vykonávaným zákazníkom alebo auditorom, ktorého poveril. V prvom rade sa táto povinnosť plní prostredníctvom tejto DPA, Prílohy II, Centra dôvery, stránky zabezpečenia a našich vyplnených odpovedí na bezpečnostný dotazník. Ak sú tieto skutočne nedostatočné na splnenie regulačnej povinnosti zákazníka, zákazník môže vykonať audit raz za dvanásťmesačné obdobie, s aspoň tridsaťdňovým písomným predstihom, počas pracovných hodín, bez neprimeraného narušenia našich operácií, s prihliadnutím na povinnosti mlčanlivosti, obmedzený na systémy a záznamy týkajúce sa vlastných údajov zákazníka a na náklady zákazníka. Dozorný orgán vykonávajúci zákonnú právomoc nepodlieha žiadnym z týchto obmedzení. Auditor nesmie byť našim konkurentom a môžeme od neho vyžadovať samostatný záväzok mlčanlivosti.

Ak naše spracúvanie osobných údajov zákazníka zahŕňa transfer z Európskeho hospodárskeho priestoru do krajiny, na ktorú sa nevzťahuje rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky sú začlenené do tejto DPA a tvoria jej súčasť a platia nasledovne. Modul dva (prevádzkovateľ na spracovateľa) platí, ak je zákazník prevádzkovateľom. Modul tri (spracovateľ na spracovateľa) platí, ak je zákazník sám spracovateľom. Platí článok 7 (dokačná doložka). V článku 9 je vybratá možnosť 2 (všeobecné písomné povolenie) s výpovednou lehotou uvedenou v článku 09 vyššie. V článku 11 nie je vybratý voliteľný jazyk nezávislého riešenia sporov. V článku 17 sa doložky riadia právom Írskej republiky, pokiaľ sa strany v Objednávkovom formulári nedohodnú na práve iného členského štátu EÚ. V článku 18(b) sa spory riešia pred súdmi Írskej republiky na rovnakom základe. Príloha I(A) sú strany, Príloha I(B) je opis transferu, Príloha I(C) je príslušný dozorný orgán, Príloha II sú technické a organizačné opatrenia a Príloha III je zoznam podspracovateľov, každý podľa nižšie uvedeného.

Pri prenose, na ktorý sa vzťahuje britské nariadenie GDPR, je začlenený a vyplnený britský dodatok nasledovne: Tabuľka 1 je vyplnená prílohou I(A); tabuľky 2 a 3 sú vyplnené článkom 15 a prílohami I a II tejto zmluvy o spracovaní údajov, pričom sa opierajú o schválené štandardné zmluvné doložky EÚ; a v tabuľke 4 ani jedna zo strán nemôže ukončiť dodatok, keď sa schválený dodatok zmení. Pri prenose, na ktorý sa vzťahuje švajčiarske právo, sa odkazy v štandardných zmluvných doložkách na nariadenie GDPR chápu ako odkazy na švajčiarsky federálny zákon o ochrane údajov, príslušným orgánom je Federálny komisár pre ochranu údajov a informácie, odkazy na členský štát nezbavujú subjekt údajov vo Švajčiarsku práva podať žalobu v mieste jeho obvyklého bydliska a štandardné zmluvné doložky chránia údaje právnych osôb, pokiaľ to švajčiarske právo vyžaduje.

Ak dostaneme právne záväznú žiadosť od verejného orgánu o osobné údaje zákazníka: preskúmame jej platnosť a rozsah a napadneme ju, ak existujú dôvodné predpoklady, že je nezákonná; sprístupníme iba minimum požadované žiadosťou; a bezodkladne upozorníme zákazníka s dostatočnými podrobnosťami na odpoveď, pokiaľ nám to zákon nezakazuje, v ktorom prípade vynaložíme primerané úsilie na získanie oslobodenia od zákazu a na dosiahnutie dočasného opatrenia umožňujúceho sprístupnenie. Ved záznamy o prijatých žiadostiach a poskytnutých odpovediach a sprístupníme ich zákazníkovi a dozornému orgánu na požiadanie v rozsahu povolenom zákonom. Nedostali sme vládnu žiadosť, ktorá by nás nútila vytvoriť alebo zachovať všeobecný mechanizmus prístupu k osobným údajom zákazníka, a ani jeden takýto dobrovoľne nevytvoríme.

V prípade osobných informácií, na ktoré sa vzťahuje kalifornský zákon CCPA, je zákazník prevádzkovateľom a my sme poskytovateľom služieb. Je nám zakázané a my nepredávame ani nesprístupňujeme tieto osobné informácie; neponechávame si ich, nepoužívame ani nesprístupňujeme na iné účely než na obchodné účely uvedené v zmluve alebo inak povolené zákonom CCPA; neponechávame si ich, nepoužívame ani nesprístupňujeme mimo priameho obchodného vzťahu medzi stranami; ani ich nespájame s osobnými informáciami získanými z iného zdroja, okrem prípadov, keď to zákon CCPA poskytovateľovi služieb umožňuje. Potvrdzujeme, že chápeme tieto obmedzenia a budeme ich dodržiavať. Ak zistíme, že ich už nemôžeme dodržiavať, upozorníme na to zákazníka. Zákazník môže podniknúť primerané a vhodné kroky na zastavenie a nápravu neoprávneného používania využitím práv na audit uvedených v článku 14. Poskytujeme rovnakú úroveň ochrany súkromia, akú zákon CCPA vyžaduje od prevádzkovateľa.

Ak sa uplatňuje komplexný štátny zákon o ochrane súkromia a vyžaduje zmluvu so spracovateľom so špecifikovanými podmienkami, táto zmluva o spracovaní údajov je touto zmluvou: stanovuje povahu a účel spracovania, typ údajov, trvanie, práva a povinnosti oboch strán, našu povinnosť mlčanlivosti, naše zapojenie subprocesorov na základe rovnocenných písomných podmienok, našu pomoc pri žiadostiach spotrebiteľov o uplatnenie práv a pri plnení bezpečnostných povinností, našu povinnosť vymazať alebo vrátiť údaje po skončení služieb a našu povinnosť sprístupniť informácie potrebné na preukázanie súladu a umožnenie primeraného posúdenia. Konáme ako spracovateľ alebo poskytovateľ služieb podľa týchto zákonov a nikdy ako prevádzkovateľ osobných údajov zákazníka.

Zodpovednosť každej strany vyplývajúca z tejto zmluvy o spracovaní údajov alebo s ňou súvisiaca, či už na základe zmluvy, deliktu alebo inej teórie, podlieha obmedzeniam a vylúčeniam zodpovednosti uvedeným v zmluve a akýkoľvek odkaz v týchto obmedzeniach na zodpovednosť strany znamená celkovú zodpovednosť tejto strany podľa zmluvy a tejto zmluvy o spracovaní údajov spoločne. Nič v tomto článku neobmedzuje práva subjektu údajov podľa štandardných zmluvných doložiek alebo podľa právnych predpisov o ochrane údajov a nič neobmedzuje zodpovednosť, ktorú nemožno zákonne obmedziť.

Túto zmluvu o spracovaní údajov môžeme aktualizovať, ak je to potrebné na zohľadnenie zmeny v právnych predpisoch o ochrane údajov, nového alebo zmeneného mechanizmu prenosu, rozhodnutia dozorného orgánu alebo súdu, alebo podstatnej zmeny v spôsobe, akým služba spracúva osobné údaje zákazníka, za predpokladu, že aktualizácia podstatne neznižuje ochranu poskytovanú osobným údajom zákazníka. O podstatnej aktualizácii informujeme aspoň tridsať dní vopred e-mailom a na tejto stránke a zmeníme dátum účinnosti uvedený hore. Predchádzajúcu verziu uchovávame dostupnú na požiadanie.

Táto zmluva o spracovaní údajov nás zaväzuje bez podpisu, takže zákazník nepotrebuje podpis na svoju ochranu. Ak váš proces vyžaduje podpísaný ekvivalent pre vaše záznamy alebo ak chcete predložiť označenú verziu, napíšte na adresu privacy@transglot.ai s uvedením názvu právnej osoby, registrovanej adresy, kontaktnjej osoby pre oznámenia a signatára a my vám zašleme podpísanú kópiu. Na rovnakej adrese odpovedáme aj na dotazníky týkajúce sa bezpečnosti a súkromia a Centrum dôveryhodnosti obsahuje balík dokumentov, ktorý väčšina recenzentov potrebuje predtým, než komukoľvek napíšu.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, spoločnosť s ručením obmedzeným založená v štáte Delaware, Spojené štáty americké, vystupujúca pod názvom Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Autoritatívny, aktuálny zoznam subprocesorov udržiavame my a poskytujeme ho zákazníkovi na požiadanie pod dohodou o mlčanlivosti písomne na adrese privacy@transglot.ai. Kategórie, účel, región a podmienky, za ktorých je každý zapojený, sú zverejnené v Trust Center a zhrnuté v dokumente Subprocesori, ktorý je začlenený do tejto prílohy odkazom. Je uchovávaný na jednom mieste zámerne, nie duplikovaný na túto stránku: zoznam prepísaný do právneho dokumentu zastaráva hneď, ako sa zmení dodávateľ, a zastaraná príloha je horšia ako odkaz. K dátumu účinnosti sú kategóriami: AI preklad, automatizovaná kontrola kvality, extrakcia glosára a návrhy v kontexte založené na videní, spracovávané v Spojených štátoch a zapojené vždy, keď sa používa funkcia AI; textové vektory pre semantickú prekladovú pamäť, spracovávané v Spojených štátoch a zapojené len keď projekt túto funkciu zapne, čo je štandardne vypnuté; voliteľný alternatívny prekladací engine dosiahnuteľný cez API router v Spojených štátoch a hostovaný v Singapure, zapojený len keď operátor presmeruje tier naň, čo je štandardne vypnuté; cloud hosting, databáza a objektové úložisko v regióne stanovenom pri nasadení, zapojené vždy; spracovanie platieb v Spojených štátoch a Európskej únii, zapojené len pre platené plány; doručovanie transakčných e-mailov, zapojené vždy; a messaging podpory v produkte, zapojený len keď je messenger podpory povolený. Ak zákazník poskytne svoje vlastné poverenia pre voliteľnú záložnú strojovú transláciu, zákazník je správcom tohto prenosu a dodávateľ nie je našim subprocesorom.