Podmínky zpracování, včetně příloh.

Tento dodatek ke zpracování osobních údajů („DPA“) tvoří součást Podmínek služby nebo jiné písemné smlouvy („Smlouva“) mezi společností Digital Socket LLC, společnost s ručením omezeným založená v Delaware, Spojené státy americké, obchodující pod názvem Transglot („Transglot“, „Zpracovatel“) a zákazníkem („Zákazník“, „Správce“) a platí všude tam, kde zpracováváme osobní údaje zákazníka jménem zákazníka při poskytování Služby. Je začleněn odkazem do Smlouvy a nabývá účinnosti současně se Smlouvou; k tomu, aby nás zavazovala, není nutný podpis. Pokud je zákazník sám zpracovatelem jednajícím pro správce třetí strany, je zákazník vývozcem a tato DPA se použije, jako by byl správcem, a zákazník potvrzuje, že má od svého správce pravomoc uzavřít ji za těchto podmínek.

„Zákon o ochraně osobních údajů“ znamená všechny zákony týkající se zpracování osobních údajů, které jsou pro danou stranu závazné, včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“), britského GDPR a zákona o ochraně údajů z roku 2018 (Data Protection Act 2018), švýcarského federálního zákona o ochraně osobních údajů, kalifornského zákona o ochraně soukromí spotřebitelů ve znění pozdějších předpisů („CCPA“) a srovnatelných zákonů jednotlivých států USA o ochraně soukromí. „Osobní údaje zákazníka“ znamenají osobní údaje obsažené v obsahu zákazníka nebo jinak zpracovávané námi jménem zákazníka. „Standardní smluvní doložky“ nebo „SCC“ znamenají doložky připojené k prováděcímu rozhodnutí Komise (EU) 2021/914. „Dodatek pro UK“ znamená dodatek k mezinárodnímu přenosu údajů vydaný britským úřadem pro informace podle § 119A zákona o ochraně údajů z roku 2018. „Subdodavatel zpracování“ znamená třetí stranu, kterou jsme pověřili zpracováním osobních údajů zákazníka. Pojmy „správce“, „zpracovatel“, „subjekt údajů“, „osobní údaje“, „zpracování“, „porušení zabezpečení osobních údajů“ a „dozorový úřad“ mají významy uvedené v GDPR a ekvivalentní pojmy v jiných právních předpisech mají odpovídající význam.

V případě rozporu je pořadí priority následující: (a) standardní smluvní doložky a dodatek pro UK, pokud se použijí; (b) tato DPA; (c) jakékoli další podmínky ochrany údajů v objednávkovém formuláři; (d) zbytek smlouvy. Žádné ustanovení této DPA není zamýšleno tak, aby bylo v rozporu s povinnostmi strany vyplývajícími ze zákona o ochraně osobních údajů, a jakékoli ustanovení, které by takový rozpor způsobovalo, se vykládá v minimálním nezbytném rozsahu potřebném k odstranění tohoto rozporu.

Tato DPA platí od účinnosti smlouvy do doby, kdy již nebudeme uchovávat žádné osobní údaje zákazníka, což může nastat i po skončení smlouvy v důsledku lhůt pro mazání uvedených v článku 13. Její povinnosti přežívají ukončení smlouvy po dobu, po kterou uchováváme jakékoli osobní údaje zákazníka, a povinnosti mlčenlivosti přežívají na neurčito v rozsahu vyžadovaném zákonem o ochraně osobních údajů.

Osobní údaje zákazníka zpracováváme pouze na základě zdokumentovaných pokynů zákazníka, včetně přenosu do třetí země, pokud nám to neukládá zákon, kterému podléháme; v takovém případě zákazníka o tomto požadavku před zpracováním informujeme, pokud to zákon nezakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu. Smlouva, tato DPA, dokumentace a konfigurace nastavená zákazníkem v produktu (projekty, jazykové verze, konektory, odběry webhooků, přepínače retence, přepínač překladové paměti a nastavení stroje a kvality dostupná zákazníkovi) společně tvoří úplné zdokumentované pokyny zákazníka. Pokud jsme názoru, že pokyn porušuje zákon o ochraně osobních údajů, informujeme o tom zákazníka a můžeme dotčené zpracování pozastavit až do jeho stažení nebo změny, místo abychom jej provedli.

Osobní údaje zákazníka zpracováváme výhradně za účelem poskytování, zabezpečení, podpory a údržby služby pro zákazníka a nikoli pro žádný vlastní nezávislý účel. Osobní údaje zákazníka neprodáváme, nesdílíme je pro behaviorální reklamu napříč kontexty, nespojujeme je s osobními údaji získanými z jiných zdrojů, s výjimkou případů povolených zákonem o ochraně osobních údajů pro poskytovatele služeb, a nepoužíváme je k trénování, jemnému doladění ani hodnocení žádného modelu strojového učení. Naši subdodavatelé AI je zpracovávají pouze pro účely inference, na základě obchodních podmínek, které zakazují jejich použití pro trénování. Můžeme vytvářet a používat agregované nebo anonymizované statistiky, které neidentifikují ani zákazníka, ani žádný subjekt údajů, a nebudeme se pokoušet o jejich reidentifikaci.

Zajišťujeme, že každá osoba oprávněná ke zpracování osobních údajů zákazníka podléhá příslušné povinnosti mlčenlivosti, ať už smluvní nebo zákonné, která přežívá konec jejího zapojení. Přístup je udělován na principu minimálních oprávnění, omezen na to, co osoba potřebuje k výkonu své role, pravidelně přezkoumáván a při změně role nebo odchodu promptly odvoláván. Personál s přístupem dostává školení o ochraně údajů a bezpečnosti přiměřené jeho roli.

Implementujeme a udržujeme technická a organizační opatření uvedená v příloze II, přičemž zohledňujeme stav techniky, náklady na implementaci a povahu, rozsah, kontext a účely zpracování, jakož i riziko pro subjekty údajů. Tato opatření můžeme v průběhu času aktualizovat za předpokladu, že celková úroveň ochrany nebude během placeného předplatného materiálně snížena. Příloha II záměrně uvádí naše mezery stejně jako naše kontroly: příloha opatření, která uvádí pouze silné stránky, není dokument, na který se může recenzent spolehnout.

Zákazník uděluje obecné písemné zmocnění k angažování subdodavatelů zpracování v kategoriích popsaných v dokumentu o subdodavatelích a konkrétně autorizuje ty uvedené v seznamu subdodavatelů poskytnutém v příloze III k datu účinnosti. Na každého subdodavatele zpracování ukládáme povinnosti ochrany údajů, které nejsou méně ochranné než ty v této DPA, prostřednictvím písemné smlouvy, a zůstáváme vůči zákazníkovi plně odpovědní za plnění povinností subdodavatelem zpracování. Zákazníka budeme informovat alespoň třicet dní předem e-mailem zaslaným vlastníkům účtu, než nový subdodavatel začne zpracovávat osobní údaje zákazníka. Zákazník může vznést námitku z rozumných, zdokumentovaných důvodů ochrany údajů v této lhůtě, v takovém případě budeme jednat v dobré víře, abychom nabídli změnu konfigurace nebo alternativu, která se vyhne zpracování; pokud tak neučiníme v přiměřené lhůtě, může zákazník ukončit dotčené předplatné bez sankce a obdrží poměrnou refundaci předem zaplacených nevyužitých poplatků.

S přihlédnutím k povaze zpracování pomáháme Zákazníkovi vhodnými technickými a organizačními opatřeními, pokud je to možné, při plnění povinnosti Zákazníka reagovat na subjekt údajů uplatňující práva na přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost nebo námitku. První linií této pomoci je samotný produkt: Majitelé účtů a správci pracovního prostoru mohou vyhledávat, upravovat a mazat obsah projektu, spravovat členy a role a získávat obsah projektu prostřednictvím koncového bodu API pro stahování, rozhraní příkazového řádku, dodacího balíčku nebo konektoru úložiště v rámci placeného plánu a Majitelé účtů mohou odstranit pracovní prostor. Pokud produkt nemůže na žádost odpovědět, pomůžeme na vyžádání v přiměřené lhůtě a bezplatně pro přiměřený objem žádostí. Pokud nás subjekt údajů kontaktuje přímo ohledně osobních údajů Zákazníka, sami neodpovíme podstatně; sdělíme mu, aby kontaktoval Zákazníka, a pokud není zakázáno, neprodleně informujeme Zákazníka.

S přihlédnutím k povaze zpracování a informacím, které máme k dispozici, pomáháme Zákazníkovi plnit jeho povinnosti podle článků 32 až 36 GDPR a jejich ekvivalentů, včetně posuzování vlivu na ochranu údajů a předběžných konzultací s dozorovým úřadem. V praxi to znamená poskytování tohoto DPA, Přílohy II, zveřejnění Centra důvěry, harmonogramu uchovávání v Zásadách ochrany osobních údajů, naší bezpečnostní dokumentace a přiměřených písemných odpovědí na dotazník týkající se bezpečnosti nebo soukromí. Za pomoc, která materiálně přesahuje přiměřený objem, můžeme účtovat poplatky podle našich aktuálních sazeb za profesionální služby a oznámíme to před provedením práce, nikoli poté.

Zákazníka upozorníme bez zbytečného odkladu a v každém případě do sedmdesáti dvou hodin poté, co se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se osobních údajů Zákazníka. Oznámení popisuje, v rozsahu známém v dané době a aktualizovaném, jak se dozvídáme více: povahu porušení, včetně kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a záznamů, pokud je to možné; pravděpodobné důsledky; přijatá nebo navrhovaná opatření k řešení a zmírnění jeho účinků; a kontaktní místo pro další informace. Spolupracujeme se Zákazníkem a podnikáme kroky, které Zákazník rozumně požaduje, aby mu pomohly při vlastním vyšetřování a oznamování. Oznámení není a nebude vykládáno jako přiznání viny nebo odpovědnosti. Nebudeme odkládat oznámení, abychom nejprve dokončili vyšetřování.

Podle volby Zákazníka vymažeme nebo vrátíme osobní údaje Zákazníka na konci poskytování služeb a vymažeme existující kopie, pokud nám zákon, kterému podléháme, neukládá uchovávání. V produktu to funguje následovně: zrušení předplatného převede Účet na plán Free, který zahrnuje jeden pracovní prostor, a každý jiný pracovní prostor se stane pouze pro čtení a bude vymazán 30 dní později, nebo dříve u pracovního prostoru, který nedávno prošel stejným procesem, jak popisuje článek 13 Podmínek služby, pokud jej Zákazník nejprve neaktualizuje nebo nepřesune; odstranění pracovního prostoru jej učiní pouze pro čtení po dobu 30 dní, během nichž jej může Majitel účtu obnovit, a po uplynutí této doby je pracovní prostor odstraněn z živé databáze, včetně projektů, překladů, historie verzí, záznamů o využití, záznamů o doručení webhooků, snímků obrazovky a auditních událostí; uzavření Účtu vymaže každý pracovní prostor na něm stejným způsobem a faktury Účtu uchovává po dobu 7 let; odstranění přihlášení Uživatele je okamžité a nevratné. Obsah, který Zákazník získá prostřednictvím API, rozhraní příkazového řádku, dodacího balíčku nebo konektoru úložiště, je mimo naši kontrolu od okamžiku, kdy jej doručíme. Šifrované zálohy nejsou dotčeny vymazáním a expirují podle harmonogramů v Příloze II; dokud existují, jsou izolované, šifrované a obnovované pouze pro obnovu po havárii, nikdy k návratu vymazaného pracovního prostoru do provozu. Písemná žádost o vrácení ve strukturovaném formátu podaná před vymazáním bude splněna jednou, bezplatně, v přiměřené lhůtě.

Zákazníkovi zpřístupníme informace nezbytné k prokázání souladu s tímto DPA a s článkem 28 GDPR a umožníme audity, včetně inspekcí, prováděné Zákazníkem nebo jím pověřeným auditorem a přispějeme k nim. Nejprve je tato povinnost splněna tímto DPA, Přílohou II, Centrem důvěry, stránkou zabezpečení a našimi vyplněnými odpověďmi na bezpečnostní dotazník. Pokud tyto skutečně nestačí k regulační povinnosti Zákazníka, může Zákazník provést audit jednou za jakékoli dvanáctiměsíční období, s alespoň třicetidenním písemným oznámením, během pracovních hodin, aniž by nepřiměřeně narušil naše operace, s výhradou povinností mlčenlivosti, omezeno na systémy a záznamy týkající se vlastních údajů Zákazníka a na náklady Zákazníka. Dozorový úřad vykonávající zákonnou pravomoc nepodléhá žádným z těchto limitů. Auditor nesmí být naším konkurentem a můžeme od něj vyžadovat samostatný závazek mlčenlivosti.

Pokud naše zpracování osobních údajů zákazníka zahrnuje přenos z Evropského hospodářského prostoru do země, na kterou se nevztahuje rozhodnutí o přiměřenosti ochrany, jsou standardní smluvní doložky začleněny do této DPA a tvoří její součást a platí následujícím způsobem. Modul dva (správce ke zpracovateli) se použije, pokud je zákazník správcem. Modul tři (zpracovatel ke zpracovateli) se použije, pokud je zákazník sám zpracovatelem. Platí článek 7 (doložka o přistoupení). V článku 9 je vybrána možnost 2 (obecné písemné povolení) s výpovědní lhůtou uvedenou v článku 09 výše. V článku 11 není vybrán volitelný jazyk pro nezávislé řešení sporů. Podle článku 17 se tyto doložky řídí právem Irské republiky, pokud se strany v objednávkovém formuláři nedohodnou na právu jiného členského státu EU. Podle článku 18 písm. b) se spory řeší před soudy Irské republiky na stejném základě. Příloha I(A) obsahuje strany, příloha I(B) popis přenosu, příloha I(C) příslušný dozorový orgán, příloha II technická a organizační opatření a příloha III seznam dílčích zpracovatelů, vše jak je uvedeno níže.

Pro přenos podléhající nařízení UK GDPR je začleněn a vyplněn britský dodatek následujícím způsobem: Tabulka 1 je vyplněna přílohou I(A); tabulky 2 a 3 jsou vyplněny článkem 15 a přílohami I a II této DPA, přičemž se spoléháme na verzi schválených standardních smluvních doložek EU; a v tabulce 4 žádná ze stran nemůže ukončit dodatek, když dojde ke změně schváleného dodatku. Pro přenos podléhající švýcarskému právu se odkazy ve standardních smluvních doložkách na obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vykládají jako odkazy na švýcarský federální zákon o ochraně osobních údajů, příslušným orgánem je Federální komisař pro ochranu osobních údajů a informace, odkazy na členský stát nezbavují subjekt údajů ve Švýcarsku práva podat žalobu v místě svého obvyklého bydliště a standardní smluvní doložky chrání údaje právnických osob, dokud to švýcarské právo vyžaduje.

Pokud obdržíme právně závaznou žádost od veřejného orgánu o osobní údaje zákazníka: posoudíme její platnost a rozsah a napadneme ji, existují-li rozumné důvody domnívat se, že je nezákonná; zpřístupníme pouze minimum údajů, které žádost vyžaduje; a neprodleně informujeme zákazníka s dostatečnými podrobnostmi pro reakci, pokud nám to zákon nezakazuje, v takovém případě vynaložíme přiměřené úsilí k získání zproštění tohoto zákazu a k dosažení předběžného opatření umožňujícího zpřístupnění. Vedeme záznamy o přijatých žádostech a poskytnutých odpovědích a na požádání je v rozsahu povoleném zákonem poskytujeme zákazníkovi a dozorovému orgánu. Neobdrželi jsme žádnou vládní žádost, která by od nás vyžadovala vytvoření nebo zachování obecného mechanismu přístupu k osobním údajům zákazníka, a žádný takový mechanismus dobrovolně nevytvoříme.

V případě osobních údajů podléhajících kalifornskému zákonu CCPA je zákazník provozovatelem a my jsme poskytovatelem služeb. Je nám zakázáno a my nebudeme tyto osobní údaje prodávat ani sdílet; uchovávat, používat nebo zpřístupňovat je za jiným účelem než pro obchodní účely stanovené ve smlouvě nebo jinak povolené zákonem CCPA; uchovávat, používat nebo zpřístupňovat je mimo přímý obchodní vztah mezi stranami; ani je kombinovat s osobními údaji získanými z jiného zdroje, s výjimkou případů, kdy to zákon CCPA poskytovateli služeb umožňuje. Potvrzujeme, že těmto omezením rozumíme a budeme je dodržovat. Pokud zjistíme, že již nemůžeme tato omezení splnit, informujeme o tom zákazníka. Zákazník může podniknout přiměřené a vhodné kroky k zastavení a nápravě neoprávněného použití s využitím auditních práv podle článku 14. Poskytujeme stejnou úroveň ochrany soukromí, jakou zákon CCPA vyžaduje od provozovatele.

Pokud se použije komplexní státní zákon o ochraně osobních údajů, který vyžaduje smlouvu se zpracovatelem se stanovenými podmínkami, tato DPA je touto smlouvou: stanoví povahu a účel zpracování, typ údajů, dobu trvání, práva a povinnosti obou stran, naši povinnost mlčenlivosti, naše zapojení dílčích zpracovatelů na základě rovnocenných písemných podmínek, naši pomoc při žádostech spotřebitelů o uplatnění jejich práv a při plnění bezpečnostních povinností, naši povinnost vymazat nebo vrátit údaje po skončení služeb a naši povinnost poskytnout informace potřebné k prokázání souladu a umožnit přiměřené posouzení. Jednáme jako zpracovatel nebo poskytovatel služeb podle těchto zákonů a nikdy jako správce osobních údajů zákazníka.

Odpovědnost každé strany vyplývající z této DPA nebo s ní související, ať už na základě smlouvy, deliktu nebo jiné teorie, podléhá omezením a vyloučením odpovědnosti uvedeným ve smlouvě a jakýkoli odkaz v těchto omezeních na odpovědnost strany znamená souhrnnou odpovědnost této strany podle smlouvy a této DPA dohromady. Žádné ustanovení tohoto článku neomezuje práva subjektu údajů podle standardních smluvních doložek nebo podle právních předpisů o ochraně osobních údajů a nic neomezuje odpovědnost, kterou nelze zákonně omezit.

Tuto DPA můžeme aktualizovat, pokud je to nutné k zohlednění změny právních předpisů o ochraně osobních údajů, nového nebo pozměněného mechanismu přenosu, rozhodnutí dozorového orgánu nebo soudu nebo podstatné změny způsobu, jakým Služba zpracovává osobní údaje zákazníka, za předpokladu, že aktualizace podstatně nesníží úroveň ochrany poskytovanou osobním údajům zákazníka. O podstatné aktualizaci informujeme alespoň třicet dní předem e-mailem a na této stránce a změníme datum účinnosti v horní části dokumentu. Na vyžádání zpřístupníme nahrazenou verzi.

Tato DPA nás zavazuje bez podpisu, takže zákazník nepotřebuje podpis k tomu, aby byl chráněn. Pokud vaše procesy vyžadují pro vaše záznamy podepsaný stejnopis nebo pokud chcete navrhnout změny, napište na adresu privacy@transglot.ai s uvedením názvu právnické osoby, registrované adresy, kontaktní osoby pro doručování oznámení a osoby oprávněné k podpisu a my vám zašleme podepsanou kopii. Na stejné adrese odpovídáme také na dotazníky týkající se zabezpečení a ochrany osobních údajů a Trust Center obsahuje balíček dokumentů, který většina recenzentů potřebuje, než někomu napíšou.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, společnost s ručením omezeným založená v Delaware, Spojené státy americké, obchodující pod názvem Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Autorizovaný aktuální seznam podzpracovatelů je veden námi a na vyžádání poskytován zákazníkovi v rámci dohody o mlčenlivosti, a to písemnou žádostí na adresu privacy@transglot.ai. Kategorie, účel, oblast a podmínky, za kterých je každý z nich zapojen, jsou zveřejněny v Centru důvěry a shrnuty v dokumentu Podzpracovatelé, který je začleněn do této přílohy odkazem. Je úmyslně udržován na jednom místě, nikoliv duplikován na této stránce: seznam přepsaný do právního dokumentu zastarává dnem změny dodavatele a zastaralá příloha je horší než odkaz. K datu účinnosti jsou kategoriemi: AI překlad, automatizovaná kontrola kvality, extrakce glosářů a návrhy vizuálních kontextů, zpracovávané ve Spojených státech a zapojované vždy při použití funkce AI; textové vektory pro semantickou překladovou paměť, zpracovávané ve Spojených státech a zapojované pouze tehdy, když projekt tuto funkci aktivuje (ve výchozím nastavení je vypnutá); volitelný alternativní překladový engine dostupný přes API router ve Spojených státech a hostovaný v Singapuru, zapojovaný pouze tehdy, když operátor přesměruje určitou úroveň na tento engine (ve výchozím nastavení je vypnutý); cloudový hosting, databáze a objektové úložiště v oblasti stanovené při nasazení, zapojované trvale; zpracování plateb ve Spojených státech a Evropské unii, zapojované pouze u placených plánů; doručování transakčních e-mailů, zapojované trvale; a interní podpůrná komunikace v produktu, zapojovaná pouze při povolení messengeru podpory. Pokud zákazník poskytne vlastní přihlašovací údaje pro volitelný záložní strojový překlad, je zákazníkem správcem tohoto přenosu a daný dodavatel není naším podzpracovatelem.