Auftragsverarbeitungsbedingungen, einschließlich Anlagen.

Dieser Zusatz zur Datenverarbeitung („DPA“) ist Teil der Nutzungsbedingungen oder einer anderen schriftlichen Vereinbarung (die „Vereinbarung“) zwischen Digital Socket LLC, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach dem Recht von Delaware, Vereinigte Staaten, die unter dem Namen Transglot auftritt („Transglot“, „Auftragsverarbeiter“) und dem Kunden („Kunde“, „Verantwortlicher“) und gilt überall dort, wo wir im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes personenbezogene Daten des Kunden im Auftrag des Kunden verarbeiten. Sie wird durch Verweis in die Vereinbarung einbezogen und tritt mit Inkrafttreten der Vereinbarung in Kraft; eine Unterschrift ist nicht erforderlich, damit sie für uns bindend ist. Ist der Kunde selbst Auftragsverarbeiter, der für einen dritten verantwortlichen Stellen handelt, ist der Kunde der Exporteur, und diese DPA gilt so, als wäre er der Verantwortliche. Der Kunde bestätigt, dass er von seinem eigenen Verantwortlichen die Befugnis erhalten hat, diese DPA zu diesen Bedingungen abzuschließen.

„Datenschutzrecht“ bezeichnet alle Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die für eine Partei gelten, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 („DSGVO“), der UK GDPR und des Data Protection Act 2018, des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz, des California Consumer Privacy Act in der jeweils geltenden Fassung („CCPA“) sowie vergleichbarer Datenschutzgesetze der US-Bundesstaaten. „Personenbezogene Daten des Kunden“ sind personenbezogene Daten, die in Kundeninhalten enthalten sind oder die wir sonst im Auftrag des Kunden verarbeiten. „Standardvertragsklauseln“ oder „SCCs“ bezeichnen die Klauseln im Anhang zum Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission. „UK Addendum“ bezeichnet den International Data Transfer Addendum, der vom britischen Information Commissioner gemäß Abschnitt 119A des Data Protection Act 2018 herausgegeben wurde. „Unterauftragsverarbeiter“ bedeutet einen Dritten, den wir zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden beauftragen. „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „betroffene Person“, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ und „Aufsichtsbehörde“ haben die in der DSGVO definierten Bedeutungen, und entsprechende Begriffe in anderen Gesetzen haben ihre jeweilige Entsprechung.

Im Falle eines Widerspruchs gilt folgende Rangfolge: (a) die Standardvertragsklauseln und das UK Addendum, soweit sie anwendbar sind; (b) diese DPA; (c) etwaige weitere datenschutzrechtliche Bestimmungen in einem Bestellformular; (d) der übrige Teil der Vereinbarung. Keine Bestimmung dieser DPA soll mit den Verpflichtungen einer Partei nach dem Datenschutzrecht in Konflikt stehen, und jede Bestimmung, die dies tun würde, ist im minimal erforderlichen Umfang so auszulegen, dass der Konflikt beseitigt wird.

Diese DPA gilt ab dem Wirksamkeitsdatum der Vereinbarung, bis wir keine personenbezogenen Daten des Kunden mehr speichern, was aufgrund der Löschfristen in Klausel 13 auch nach Ende der Vereinbarung der Fall sein kann. Ihre Verpflichtungen bleiben nach Beendigung so lange bestehen, wie wir personenbezogene Daten des Kunden speichern, und die Vertraulichkeitspflichten bleiben unbefristet bestehen, soweit dies nach dem Datenschutzrecht erforderlich ist.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich auf Grundlage der dokumentierten Weisungen des Kunden, einschließlich für eine Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, wir sind dazu durch ein für uns geltendes Gesetz verpflichtet. In diesem Fall informieren wir den Kunden vor der Verarbeitung über diese Anforderung, es sei denn, das Gesetz untersagt dies aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses. Die Vereinbarung, diese DPA, die Dokumentation und die vom Kunden im Produkt vorgenommenen Konfigurationen (Projekte, Sprachen, Connectors, Webhook-Abonnements, Einstellungen zur Aufbewahrungsdauer, die Einstellung für das Translation Memory sowie die für den Kunden verfügbaren Engine- und Qualitätseinstellungen) bilden zusammen die vollständigen dokumentierten Weisungen des Kunden. Wir informieren den Kunden, wenn unserer Ansicht nach eine Weisung gegen das Datenschutzrecht verstößt, und können die betroffene Verarbeitung aussetzen, bis die Weisung zurückgezogen oder geändert wird, anstatt sie auszuführen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich zur Bereitstellung, Absicherung, Unterstützung und Wartung des Dienstes für den Kunden und für keinen eigenen unabhängigen Zweck. Wir verkaufen personenbezogene Daten des Kunden nicht, wir teilen sie nicht für verhaltensbezogene Werbung über Kontextgrenzen hinweg, wir kombinieren sie nicht mit personenbezogenen Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten, außer soweit dies nach dem Datenschutzrecht für einen Dienstleister zulässig ist, und wir verwenden sie nicht zum Trainieren, Feinabstimmen oder Bewerten von Modellen des maschinellen Lernens. Unsere KI-Unterauftragsverarbeiter verarbeiten die Daten nur für Inferenzzwecke, wobei vertragliche Bedingungen das Training mit diesen Daten untersagen. Wir dürfen aggregierte oder anonymisierte Statistiken erstellen und nutzen, die weder den Kunden noch eine betroffene Person identifizieren, und wir werden nicht versuchen, sie wieder zu identifizieren.

Wir stellen sicher, dass jede zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden befugte Person einer angemessenen Vertraulichkeitspflicht unterliegt, sei sie vertraglich oder gesetzlich begründet, die über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus besteht. Der Zugang wird nach dem Prinzip der geringsten Rechte gewährt, beschränkt auf das, was eine Person zur Erfüllung ihrer Rolle benötigt, regelmäßig überprüft und bei Rollenwechsel oder Ausscheiden promptly widerrufen. Personal mit Zugang erhält eine seiner Rolle angemessene Schulung zu Datenschutz und Sicherheit.

Wir setzen die in Anhang II dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen um und pflegen sie, wobei wir den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Kontext und Zwecke der Verarbeitung sowie die Risiken für die betroffenen Personen berücksichtigen. Wir können diese Maßnahmen im Laufe der Zeit aktualisieren, vorausgesetzt, das allgemeine Schutzniveau wird während eines bezahlten Abonnementzeitraums nicht wesentlich verringert. Anhang II nennt bewusst sowohl unsere Lücken als auch unsere Kontrollen: Ein Maßnahmenanhang, der nur Stärken auflistet, ist kein Dokument, auf das sich ein Prüfer verlassen kann.

Der Kunde erteilt eine allgemeine schriftliche Autorisierung für uns, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, in den im Dokument zu Unterauftragsverarbeitern beschriebenen Kategorien, und autorisiert speziell diejenigen in der Unterauftragsverarbeiterliste, die gemäß Anhang III zum wirksamen Datum bereitgestellt wurde. Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter durch einen schriftlichen Vertrag zu Datenschutzpflichten, die mindestens so schützend sind wie die in dieser DPA, und wir bleiben dem Kunden gegenüber voll haftbar für die Erfüllung der Verpflichtungen durch einen Unterauftragsverarbeiter. Wir werden dem Kunden mindestens dreißig Tage vorher per E-Mail an die Kontoinhaber mitteilen, bevor ein neuer Unterauftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten beginnt. Der Kunde kann innerhalb dieses Zeitraums aus vernünftigen, dokumentierten datenschutzrechtlichen Gründen Einwände erheben, in welchem Fall wir in gutem Glauben daran arbeiten werden, eine Konfigurationsänderung oder eine Alternative anzubieten, die die Verarbeitung vermeidet; wenn wir dies nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums tun können, kann der Kunde das betroffene Abonnement ohne Strafe kündigen und eine anteilige Rückerstattung der im Voraus gezahlten, nicht genutzten Gebühren erhalten.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützen wir den Kunden, soweit möglich, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erfüllung der Verpflichtung des Kunden, auf die Ausübung der Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit oder Widerspruch durch eine betroffene Person zu reagieren. Das Produkt selbst ist die erste Linie dieser Unterstützung: Die Kontoinhaber und Workspace-Admins können Projektinhalte suchen, bearbeiten und löschen, Mitglieder und Rollen verwalten und Projektinhalte über den API-Pull-Endpunkt, die Kommandozeilenschnittstelle, das Delivery-Bundle oder einen Storage-Connector im bezahlten Plan abrufen, und die Kontoinhaber können den Workspace löschen. Wenn das Produkt eine Anfrage nicht beantworten kann, helfen wir auf Anfrage innerhalb eines angemessenen Zeitraums und kostenlos für ein angemessenes Anfragevolumen. Wenn eine betroffene Person uns direkt in Bezug auf personenbezogene Kundendaten kontaktiert, werden wir nicht selbst inhaltlich antworten; wir werden sie an den Kunden verweisen und, sofern nicht verboten, den Kunden umgehend informieren.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen unterstützen wir den Kunden bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen gemäß den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO und deren Äquivalenten, einschließlich Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation einer Aufsichtsbehörde. In der Praxis bedeutet dies die Bereitstellung dieser AVV, Anlage II, der Trust Center-Offenlegungen, des Aufbewahrungsplans in der Datenschutzerklärung, unserer Sicherheitsdokumentation und angemessener schriftlicher Antworten auf einen Sicherheits- oder Datenschutzfragebogen. Wir können Unterstützung, die ein angemessenes Volumen erheblich überschreitet, zu unseren dann aktuellen Stundensätzen für professionelle Dienstleistungen in Rechnung stellen und werden dies vor Beginn der Arbeit mitteilen, nicht danach.

Wir benachrichtigen den Kunden unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von zweiundsiebzig Stunden, nachdem wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erhalten haben, die die personenbezogenen Daten des Kunden betrifft. Die Benachrichtigung beschreibt, soweit zum Zeitpunkt der Meldung bekannt und mit weiteren Erkenntnissen aktualisiert: die Art der Verletzung, einschließlich, wo möglich, der Kategorien und der ungefähren Anzahl der betroffenen Personen und Datensätze; die wahrscheinlichen Folgen; die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung und Minderung der Auswirkungen; sowie eine Kontaktstelle für weitere Informationen. Wir arbeiten mit dem Kunden zusammen und ergreifen die vom Kunden vernünftigerweise angeforderten Schritte, um ihn bei seiner eigenen Untersuchung und Benachrichtigung zu unterstützen. Eine Benachrichtigung ist kein Schuldeingeständnis und wird auch nicht als solches ausgelegt. Wir werden eine Benachrichtigung nicht verzögern, um zuerst eine Untersuchung abzuschließen.

Nach Wahl des Kunden löschen oder geben wir personenbezogene Kundendaten am Ende der Dienstleistungserbringung zurück und löschen vorhandene Kopien, es sei denn, ein Gesetz, dem wir unterliegen, erfordert die Speicherung. Im Produkt funktioniert das wie folgt: Die Kündigung eines Abonnements verschiebt das Konto auf den Free-Plan, der einen Workspace umfasst, und jeder andere Workspace wird schreibgeschützt und 30 Tage später gelöscht, oder früher für einen Workspace, der kürzlich denselben Prozess durchlaufen hat, wie in Klausel 13 der Nutzungsbedingungen beschrieben, es sei denn, der Kunde upgradet oder verschiebt ihn zuerst; das Löschen eines Workspaces macht ihn für 30 Tage schreibgeschützt, während dieser Zeit kann ein Kontoinhaber ihn wiederherstellen, und nach diesem Zeitraum wird der Workspace aus der Live-Datenbank bereinigt, einschließlich Projekte, Übersetzungen, Versionsverlauf, Nutzungsdatensätze, Webhook-Zustellungsdatensätze, Screenshots und Audit-Ereignisse; das Schließen des Kontos löscht jeden Workspace darauf auf dieselbe Weise und behält die Rechnungen des Kontos für 7 Jahre bei; das Löschen des Logins eines Benutzers erfolgt sofort und unwiderruflich. Inhalte, die der Kunde über die API, die Kommandozeilenschnittstelle, das Delivery-Bundle oder einen Storage-Connector abruft, sind ab dem Moment der Lieferung außerhalb unserer Kontrolle. Verschlüsselte Backups werden von der Bereinigung nicht erreicht und laufen nach den Zeitplänen in Anhang II ab; solange sie existieren, sind sie isoliert, verschlüsselt und werden nur für die Disaster-Recovery wiederhergestellt, niemals um einen bereinigten Workspace wieder in Betrieb zu nehmen. Eine schriftliche Anfrage auf Rückgabe in einem strukturierten Format, die vor der Löschung gestellt wird, wird einmalig, kostenlos und innerhalb eines angemessenen Zeitraums erfüllt.

Wir stellen dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die reasonably notwendig sind, um die Einhaltung dieser AVV und von Artikel 28 der DSGVO nachzuweisen, und ermöglichen Prüfungen, einschließlich Inspektionen, die vom Kunden oder einem von ihm beauftragten Prüfer durchgeführt werden, und tragen dazu bei. In erster Linie wird diese Verpflichtung durch diese AVV, Anlage II, das Trust Center, die Sicherheitsseite und unsere ausgefüllten Antworten auf Sicherheitsfragebogen erfüllt. Wenn diese für die regulatorische Verpflichtung des Kunden wirklich unzureichend sind, darf der Kunde einmal in einem Zeitraum von zwölf Monaten prüfen, mit mindestens dreißig Tagen schriftlicher Vorankündigung, während der Geschäftszeiten, ohne unsere Betriebsabläufe unangemessen zu stören, unterliegt Vertraulichkeitspflichten, ist auf Systeme und Unterlagen beschränkt, die sich auf die Daten des Kunden beziehen, und geht zu Lasten des Kunden. Eine Aufsichtsbehörde, die eine gesetzliche Befugnis ausübt, unterliegt keiner dieser Einschränkungen. Ein Prüfer darf kein Wettbewerber von uns sein, und wir können eine separate Vertraulichkeitsvereinbarung von ihm verlangen.

Wenn unsere Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kunden eine Übermittlung aus dem Europäischen Wirtschaftsraum in ein Land umfasst, das nicht durch einen Angemessenheitsbeschluss abgedeckt ist, sind die Standardvertragsklauseln (SCC) in diese AVV aufgenommen und bilden einen Teil davon und gelten wie folgt. Modul Zwei (Verantwortlicher zu Auftragsverarbeiter) gilt, wenn der Kunde ein Verantwortlicher ist. Modul Drei (Auftragsverarbeiter zu Auftragsverarbeiter) gilt, wenn der Kunde selbst ein Auftragsverarbeiter ist. Klausel 7 (Andockklausel) gilt. In Klausel 9 wird Option 2 (allgemeine schriftliche Genehmigung) gewählt, mit der in Klausel 09 oben genannten Frist. In Klausel 11 wird die optionale Sprache zur unabhängigen Streitbeilegung nicht gewählt. In Klausel 17 unterliegen die Klauseln dem Recht der Republik Irland, es sei denn, die Parteien vereinbaren in einem Auftragsformular das Recht eines anderen EU-Mitgliedstaats. In Klausel 18(b) werden Streitigkeiten vor den Gerichten der Republik Irland auf derselben Grundlage beigelegt. Anhang I(A) enthält die Parteien, Anhang I(B) die Beschreibung der Übermittlung, Anhang I(C) die zuständige Aufsichtsbehörde, Anhang II die technischen und organisatorischen Maßnahmen und Anhang III die Liste der Unterauftragsverarbeiter, jeweils wie unten dargelegt.

Für eine Übermittlung, die der UK-GDPR unterliegt, wird das UK Addendum aufgenommen und wie folgt ausgefüllt: Tabelle 1 wird durch Anhang I(A) ausgefüllt; Tabellen 2 und 3 werden durch Klausel 15 und die Anhänge I und II dieser AVV ausgefüllt, wobei die genehmigten EU-SCC als die herangezogene Version dienen; und in Tabelle 4 kann keine Partei das Addendum kündigen, wenn das genehmigte Addendum geändert wird. Für eine Übermittlung, die schweizerischem Recht unterliegt, sind Verweise in den SCC auf die DSGVO als Verweise auf das Schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz zu lesen, die zuständige Behörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte, Verweise auf einen Mitgliedstaat nehmen einer in der Schweiz ansässigen betroffenen Person nicht das Recht, an ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort zu klagen, und die SCC schützen die Daten juristischer Personen, bis das schweizerische Recht dies nicht mehr erfordert.

Wenn wir eine rechtlich bindende Anfrage einer öffentlichen Behörde bezüglich personenbezogener Daten des Kunden erhalten, werden wir: diese auf Gültigkeit und Umfang prüfen und sie anfechten, wenn reasonable Gründe für die Annahme bestehen, dass sie rechtswidrig ist; nur das Minimum offenlegen, das die Anfrage erfordert; und den Kunden unverzüglich mit genügend Details zur Antwort benachrichtigen, es sei denn, dies ist gesetzlich verboten, in welchem Fall wir reasonable Anstrengungen unternehmen, um eine Aufhebung des Verbots zu erwirken und eine interimistische Maßnahme zur Ermöglichung der Offenlegung zu suchen. Wir führen ein Protokoll der erhaltenen Anfragen und unserer Antworten und stellen es dem Kunden und einer Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung, soweit das Gesetz dies erlaubt. Wir haben keine Regierungsanfrage erhalten, die uns verpflichtet hätte, einen allgemeinen Zugriffsmechanismus auf personenbezogene Daten des Kunden zu erstellen oder aufrechtzuerhalten, und wir werden keinen solchen freiwillig erstellen.

Für personenbezogene Informationen, die der CCPA unterliegen, ist der Kunde das Unternehmen und wir sind ein Dienstleister. Es ist uns untersagt, diese personenbezogenen Informationen zu verkaufen oder weiterzugeben; sie für andere Zwecke als die im Vertrag angegebenen geschäftlichen Zwecke oder wie sonst durch die CCPA gestattet aufzubewahren, zu nutzen oder offenzulegen; sie außerhalb der direkten Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien aufzubewahren, zu nutzen oder offenzulegen; oder sie mit personenbezogenen Informationen aus einer anderen Quelle zu kombinieren, außer soweit die CCPA dies einem Dienstleister gestattet. Wir bestätigen, dass wir diese Einschränkungen verstehen und einhalten werden. Wir werden den Kunden benachrichtigen, wenn wir feststellen, dass wir diese nicht mehr einhalten können. Der Kunde kann reasonable und angemessene Schritte zur Unterbindung und Behebung unbefugter Nutzung unternehmen, indem er die Prüfungsrechte in Klausel 14 nutzt. Wir bieten denselben Schutz der Privatsphäre, wie die CCPA ihn vom Unternehmen verlangt.

Wenn ein umfassendes staatliches Datenschutzgesetz gilt und einen Auftragsverarbeitervertrag mit bestimmten Bedingungen erfordert, ist diese AVV dieser Vertrag: Sie legt die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten, die Dauer, die Rechte und Pflichten beider Parteien, unsere Vertraulichkeitspflicht, unsere Einbindung von Unterauftragsverarbeitern unter gleichwertigen schriftlichen Bedingungen, unsere Unterstützung bei Verbraucheranfragen und bei Sicherheitspflichten, unsere Pflicht zur Löschung oder Rückgabe am Ende der Dienstleistungen sowie unsere Verpflichtung zur Bereitstellung der Informationen, die zur Demonstration der Compliance und zur Ermöglichung einer reasonable Bewertung erforderlich sind, fest. Wir handeln nach diesen Gesetzen als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister und niemals als Verantwortlicher für personenbezogene Daten des Kunden.

Die Haftung jeder Partei, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser AVV ergibt, sei es vertraglich, deliktisch oder aus einer anderen Rechtsgrundlage, unterliegt den Haftungsbeschränkungen und -ausschlüssen im Vertrag, und jeder Verweis in diesen Beschränkungen auf die Haftung einer Partei bedeutet die Gesamthaftung dieser Partei gemäß dem Vertrag und dieser AVV zusammen. Nichts in dieser Klausel schränkt die Rechte einer betroffenen Person gemäß den Standardvertragsklauseln oder gemäß dem Datenschutzrecht ein, und nichts schränkt eine Haftung ein, die rechtmäßig nicht eingeschränkt werden kann.

Wir können diese AVV aktualisieren, wenn dies erforderlich ist, um eine Änderung des Datenschutzrechts, einen neuen oder geänderten Übermittlungsmechanismus, eine Entscheidung einer Aufsichtsbehörde oder eines Gerichts oder eine wesentliche Änderung der Art und Weise, wie der Service personenbezogene Daten des Kunden verarbeitet, widerzuspiegeln, vorausgesetzt, die Aktualisierung reduziert den Schutz der personenbezogenen Daten des Kunden nicht wesentlich. Wir geben mindestens dreißig Tage vor einer wesentlichen Aktualisierung per E-Mail und auf dieser Seite Bescheid und ändern das effektive Datum oben. Wir halten die abgelöste Version auf Anfrage verfügbar.

Diese DPA bindet uns auch ohne Unterschrift, sodass der Kunde zum Schutz keine solche benötigt. Wenn Ihr Prozess für Ihre Unterlagen eine ausgeführte Gegenpartei erfordert oder wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, schreiben Sie an privacy@transglot.ai und geben Sie den Namen der juristischen Person, die registrierte Adresse, den Ansprechpartner für Mitteilungen und den Unterzeichner an. Wir senden Ihnen dann eine unterzeichnete Kopie zurück. Sicherheits- und Datenschutzfragebögen beantworten wir über dieselbe Adresse, und das Trust Center enthält die meisten Unterlagen, die Prüfer benötigen, bevor sie sich an jemanden wenden.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach dem Recht von Delaware, Vereinigte Staaten, die unter dem Namen Transglot auftritt, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Die maßgebliche, aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird von uns gepflegt und dem Kunden auf Anfrage unter einer Geheimhaltungsvereinbarung zur Verfügung gestellt, indem eine E-Mail an privacy@transglot.ai gesendet wird. Die Kategorien, der Zweck, die Region und die Bedingung, unter der jeder einzelne beauftragt wird, sind im Trust Center veröffentlicht und im Dokument „Unterauftragsverarbeiter“ zusammengefasst, das durch Verweis in diesen Anhang aufgenommen wird. Sie wird bewusst an einem einzigen Ort geführt, statt auf dieser Seite dupliziert zu werden: Eine in ein Rechtsdokument abgetippte Liste ist eine Liste, die am Tag einer Anbieteränderung veraltet, und ein veralteter Anhang ist schlechter als ein Link. Zum effektiven Datum sind die Kategorien wie folgt: KI-Übersetzung, automatische Qualitätsprüfung, Glossar-Extraktion und kontextbezogene Bildvorschläge, verarbeitet in den Vereinigten Staaten und beauftragt, wann immer eine KI-Funktion genutzt wird; Text-Embeddings für semantisches Translation Memory, verarbeitet in den Vereinigten Staaten und nur beauftragt, wenn ein Projekt diese Funktion aktiviert (standardmäßig deaktiviert); eine optionale alternative Übersetzungs-Engine, die über einen API-Router in den Vereinigten Staaten erreicht wird und in Singapur gehostet wird, nur beauftragt, wenn ein Operator eine Stufe dorthin routet (standardmäßig deaktiviert); Cloud-Hosting, Datenbank und Objektspeicher in der beim Deployment festgelegten Region, stets beauftragt; Zahlungsabwicklung in den Vereinigten Staaten und der Europäischen Union, nur für bezahlte Tarife beauftragt; Transaktions-E-Mail-Zustellung, stets beauftragt; und produktinterne Support-Nachrichten, nur beauftragt, wenn der Support-Messenger aktiviert ist. Wenn ein Kunde seine eigenen Zugangsdaten für einen optionalen Fallback für maschinelle Übersetzung bereitstellt, ist der Kunde der Verantwortliche für diese Übermittlung und der Anbieter ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter.