Käsittelijän ehdot, liitteet mukana.

Tämä tietojenkäsittelylisäys ("DPA") on osa palveluehtoja tai muuta kirjallista sopimusta ("Sopimus") Digital Socket LLC, Delawareissa, Yhdysvalloissa perustettu osakeyhtiö, joka toimii nimellä Transglot ("Transglot", "käsittelijä") ja asiakkaan ("Asiakas", "rekisterinpitäjä") välillä, ja sitä sovelletaan aina, kun käsittelemme asiakkaan henkilötietoja asiakkaan puolesta palvelua tarjotessamme. Se sisällytetään sopimukseen viittauksella ja tulee voimaan samaan aikaan kuin sopimus; allekirjoitusta ei vaadita sitovuuden varmistamiseksi. Jos asiakas on itse käsittelijä, joka toimii kolmannen osapuolen rekisterinpitäjän puolesta, asiakas on viejä ja tätä tietojenkäsittelylisäystä sovelletaan ikään kuin asiakas olisi rekisterinpitäjä, ja asiakas vahvistaa, että sillä on valtuutus omalta rekisterinpitäjältään tehdä sopimus näillä ehdoilla.

"Data Protection Law" means all laws about the processing of personal data applicable to a party, including the EU General Data Protection Regulation 2016/679 ("GDPR"), the UK GDPR and Data Protection Act 2018, the Swiss Federal Act on Data Protection, the California Consumer Privacy Act as amended ("CCPA") and comparable United States state privacy laws. "Customer Personal Data" means personal data contained in Customer Content or otherwise processed by us on the Customer’s behalf. "Standard Contractual Clauses" or "SCCs" means the clauses annexed to Commission Implementing Decision (EU) 2021/914. "UK Addendum" means the International Data Transfer Addendum issued by the UK Information Commissioner under section 119A of the Data Protection Act 2018. "Subprocessor" means a third party engaged by us to process Customer Personal Data. "Controller", "processor", "data subject", "personal data", "processing", "personal data breach" and "supervisory authority" have the meanings given in the GDPR, and equivalent terms in other laws have their equivalent meaning.

Ristiriitatilanteessa etusijajärjestys on seuraava: (a) vakiolausekkeet ja Yhdistyneen kuningaskunnan lisäys, kun niitä sovelletaan; (b) tämä tietojenkäsittelylisäys; (c) muut tilauslomakkeessa olevat tietosuojaehdot; (d) loput sopimuksesta. Mikään tässä tietojenkäsittelylisäyksessä ei ole tarkoitettu ristiriidassa osapuolen tietosuojalainsäädännön mukaisten velvoitteiden kanssa, ja mikä tahansa ehto, joka aiheuttaisi tällaisen ristiriidan, tulkitaan suppeasti ristiriidan poistamiseksi minimissään.

Tämä tietojenkäsittelysopimus on voimassa sopimuksen voimaantulopäivästä siihen asti, kun emme enää säilytä mitään asiakkaan henkilötietoja, mikä voi tapahtua sopimuksen päättymisen jälkeen lausekkeessa 13 määriteltyjen poistamisaikataulujen mukaisesti. Sen velvoitteet ovat voimassa sopimuksen päättymisen jälkeen niin kauan kuin säilytämme asiakkaan henkilötietoja, ja luottamuksellisuusvelvoitteet ovat voimassa toistaiseksi siltä osin kuin tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja ainoastaan asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien siirrot kolmanteen maahan, ellei laki, joka sitoo meitä, vaadi muuta; tällöin ilmoitamme asiakkaalle tästä vaatimuksesta ennen käsittelyä, ellei laki kiellä sitä yleisen edun kannalta tärkeistä syistä. Sopimus, tämä tietojenkäsittelysopimus, dokumentaatio ja asiakkaan tuotteeseen asettamat asetukset (projektit, lokaalit, liittimet, webhook-tilaukset, säilytysasetukset, käännösmuistin kytkin sekä asiakkaan käytettävissä olevat moottori- ja laatuasetukset) muodostavat yhdessä asiakkaan täydelliset dokumentoidut ohjeet. Ilmoitamme asiakkaalle, jos mielestämme jokin ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, ja voimme keskeyttää kyseisen käsittelyn, kunnes ohje peruutetaan tai sitä muutetaan, sen toteuttamisen sijaan.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja yksinomaan palvelun tarjoamiseksi, turvaamiseksi, tukemiseksi ja ylläpitämiseksi asiakkaalle, emmekä mihinkään itsenäiseen tarkoitukseen. Emme myy asiakkaan henkilötietoja, emme jaa niitä käyttäytymisperusteista mainontaa varten eri asiayhteyksissä, emme yhdistä niitä muihin lähteistä saamiimme henkilötietoihin, paitsi siltä osin kuin tietosuojalainsäädäntö sallii palveluntarjoajalle, emmekä käytä niitä koneoppimismallien kouluttamiseen, hienosäätämiseen tai arviointiin. Tekoälyn alihankkijamme käsittelevät tietoja ainoastaan päättelyä varten kaupallisilla ehdoilla, jotka kieltävät niiden käytön koulutukseen. Voimme luoda ja käyttää aggregoituja tai anonymisoituja tilastoja, jotka eivät tunnista asiakasta eikä rekisteröityjä, emmekä yritä tunnistaa heitä uudelleen.

Varmistamme, että jokainen henkilö, jolla on oikeus käsitellä asiakkaan henkilötietoja, on sidottu asianmukaiseen luottamuksellisuusvelvoitteeseen, olipa se sopimusperusteinen tai lakisääteinen, ja joka on voimassa myös heidän toimisuhteensa päättymisen jälkeen. Pääsy myönnetään vähimmän oikeuden periaatteen mukaisesti, rajoitettuna siihen, mitä henkilö tarvitsee tehtävänsä suorittamiseen, sitä tarkistetaan säännöllisesti ja se peruutetaan viipymättä tehtävän muuttuessa tai henkilön lähtiessä. Henkilöstö, jolla on pääsy tietoihin, saa tehtäväänsä soveltuvaa tietosuoja- ja turvallisuuskoulutusta.

Toteutamme ja ylläpidämme liitteessä II esitettyjä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ottaen huomioon tekniikan tason, toteuttamiskustannukset sekä käsittelyn luonteen, laajuuden, kontekstin ja tarkoitukset sekä rekisteröidyille aiheutuvat riskit. Voimme päivittää näitä toimenpiteitä ajan myötä, edellyttäen että suojelun yleinen taso ei alennu merkittävästi maksettavan tilausjakson aikana. Liitteessä II kerrotaan tarkoituksellisesti sekä puutteemme että valvontatoimenpiteemme: liite, jossa luetellaan vain vahvuudet, ei ole asiakirja, johon tarkastaja voi luottaa.

Asiakas antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen alihankkijoiden käyttöön alihankkija-asiakirjassa kuvatuissa kategorioissa ja valtuuttaa erityisesti ne alihankkijat, jotka on lueteltu liitteessä III voimaantulopäivänä. Määräämme jokaiselle alihankkijalle tietosuojavelvoitteet, jotka ovat vähintään yhtä suojaavia kuin tässä tietojenkäsittelysopimuksessa, kirjallisen sopimuksen kautta, ja vastaamme täysin asiakkaalle alihankkijan velvoitteiden täyttämisestä. Ilmoitamme asiakkaalle vähintään kolmekymmentä päivää etukäteen sähköpostitse tilinomistajille, ennen kuin uusi alihankkija aloittaa asiakkaan henkilötietojen käsittelyn. Asiakas voi vastustaa tätä kohtuullisin, dokumentoiduin tietosuojaperustein tämän määräajan kuluessa, jolloin pyrimme vilpittömässä mielessä tarjoamaan kokoonpanon muutosta tai vaihtoehdon, joka välttää käsittelyn; jos emme pysty tähän kohtuullisessa ajassa, asiakas voi lopettaa kyseisen tilauksen ilman seuraamuksia ja saada suhteutetun hyvityksen maksamattomista, etukäteen maksetuista maksuista.

Ottaen huomioon käsittelyn luonteen avustamme asiakasta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä siinä määrin kuin se on mahdollista, jotta asiakas voi täyttää velvollisuutensa vastata rekisteröityyn, joka käyttää oikeuksiaan saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot tai vastustaa käsittelyä. Tuote itsessään on ensisijainen avustusväline: tilinomistajat ja työtilan ylläpitäjät voivat hakea, muokata ja poistaa projektisisältöä, hallita jäseniä ja rooleja sekä noutaa projektisisältöä API:n kautta, komentoriviliittymän, toimituspaketin tai tallennusliitännän avulla (maksullisissa tilauksissa), ja tilinomistajat voivat poistaa työtilan. Jos tuote ei pysty vastaamaan pyyntöön, autamme pyynnöstä kohtuullisessa ajassa ja kohtuullisen pyyntömäärän osalta maksutta. Jos rekisteröity ottaa suoraan yhteyttä meihin asiakkaan henkilötietojen osalta, emme anna asiassa sisältöä vastaavaa vastausta; kehotamme häntä ottamaan yhteyttä asiakkaaseen ja ilmoitamme asiakkaalle tästä viipymättä, ellei se ole kiellettyä.

Ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja meille saatavilla olevat tiedot avustamme asiakasta GDPR:n 32–36 artiklan ja niiden vastaavien säännösten mukaisten velvoitteiden täyttämisessä, mukaan lukien tietosuojan vaikutustenarviointi ja ennakkoconsultointi valvontaviranomaisen kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa tämän tietojenkäsittelysopimuksen, liitteen II, luottamuskeskuksen julkaisujen, tietosuojakäytännön säilytysaikataulun, tietoturva-asiakirjojemme ja kohtuullisten kirjallisten vastausten toimittamista tietoturva- tai tietosuojakyselyyn. Voimme veloittaa avustuksesta, joka ylittää olennaisesti kohtuullisen volyymin, nykyisten ammattipalveluhintojemme mukaisesti, ja ilmoitamme tästä ennen työn aloittamista emmekä jälkikäteen.

Ilmoitamme asiakkaalle henkilötietoturvaloukkauksesta, joka vaikuttaa asiakkaan henkilötietoihin, viipymättä ja joka tapauksessa 72 tunnin kuluessa loukkauksesta tietoon tulosta. Ilmoituksessa kuvataan silloin tiedossa olevassa laajuudessa ja päivitetään uusien tietojen valossa: loukkauksen luonne, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ja tietueiden luokat ja arvioitu määrä; todennäköiset seuraukset; toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet loukkauksen korjaamiseksi ja sen vaikutusten lieventämiseksi; sekä yhteystieto lisätietojen saamiseksi. Teemme yhteistyötä asiakkaan kanssa ja ryhdymme asiakkaan kohtuullisesti pyytämiin toimiin avustaaksemme häntä omassa tutkinnassaan ja ilmoitusmenettelyissään. Ilmoitusta ei pidetä eikä tulkita virheen tai vastuun myöntämiseksi. Emme viivytä ilmoitusta tutkinnan loppuun saattamiseksi.

Asiakkaan valinnan mukaan poistamme tai palautamme asiakkaan henkilötiedot palvelujen tarjoamisen päättyessä ja poistamme olemassa olevat kopiot, ellei lainsäädäntö, jota noudatamme, edellytä säilyttämistä. Produktissa tämä toimii seuraavasti: tilauksen peruuttaminen siirtää tilin ilmaisversioon, joka sisältää yhden työtilan, ja kaikki muut työtilat muuttuvat vain luku -tilaan ja poistetaan 30 päivän kuluttua tai aiemmin, jos työtila on käynyt läpi saman prosessin kuten käyttöehtojen kohdassa 13 kuvataan, ellei asiakas päivitä tai siirrä sitä ensin; työtilan poistaminen tekee siitä vain luku -tilan 30 päiväksi, jonka aikana tilinomistaja voi palauttaa sen, ja tämän jakson jälkeen työtila poistetaan lopullisesti live-tietokannasta, mukaan lukien projektit, käännökset, versiohistoria, käyttötiedot, webhook-toimitustiedot, kuvakaappaukset ja auditointitapahtumat; tilin sulkeminen poistaa kaikki siihen kuuluvat työtilat samalla tavalla ja säilyttää tilin laskut 7 vuoden ajan; käyttäjän kirjautumistunnusten poistaminen on välitöntä ja peruuttamatonta. Sisältö, jonka asiakas noutaa API:n, komentoriviliittymän, toimituspaketin tai tallennusliitännän kautta, ei ole enää hallinnassamme toimitushetkestä alkaen. Salattu varmuuskopio ei sisälly poistoon ja vanhentuu liitteessä II määritettyjen aikataulujen mukaisesti; niin kauan kuin ne ovat olemassa, ne ovat eristettyjä, salattuja ja niitä palautetaan vain katastrofitilanteissa, ei koskaan palauttamaan poistettua työtilaa käyttöön. Kirjallinen pyyntö palauttaa tiedot jäsennellyssä muodossa ennen poistoa huomioidaan kerran, maksutta, kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme asiakkaalle tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen tämän sopimuksen ja GDPR:n 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, ja mahdollistamme tarkastukset, mukaan lukien katselmukset, joita asiakas tai hänen valtuuttamansa tarkastaja suorittaa, sekä osallistumme niihin. Ensisijaisesti tämä velvoite täytetään tällä sopimuksella, liitteellä II, luottamuskeskuksella, tietosivulla ja täytetyillä tietoturvakyselyvastauksillamme. Jos nämä eivät aidosti riitä asiakkaan sääntelyvelvoitteiden täyttämiseen, asiakas voi suorittaa tarkastuksen kerran kahdentoista kuukauden aikana, vähintään kolmenkymmenen päivän kirjallisella ennakkoilmoituksella, liiketoiminta-aikana, häiritsemättä toimintaamme kohtuuttomasti, luottamuksellisuusvelvoitteiden alaisena, rajoitettuna asiakkaan omiin tietoihin liittyviin järjestelmiin ja tietueisiin, ja asiakkaan kustannuksella. Valvontaviranomainen, joka käyttää lakisääteistä valtaansa, ei ole näiden rajoitusten alainen. Tarkastaja ei saa olla kilpailijamme, ja voimme vaatia häneltä erillisen luottamuslausekkeen allekirjoittamista.

Silloin kun asiakkaan henkilötietojen käsittelymme sisältää siirron Euroopan talousalueelta maahan, jota ei kata riittävyyspäätös, vakiomuotoiset sopimuslausekkeet sisällytetään osaksi tätä sopimusta ja niitä sovelletaan seuraavasti. Moduuli kaksi (rekisterinpitäjä käsittelijälle) soveltuu, kun asiakas on rekisterinpitäjä. Moduuli kolme (käsittelijä käsittelijälle) soveltuu, kun asiakas on itse käsittelijä. Lauseke 7 (liittymislauseke) soveltuu. Lausekkeessa 9 valitaan vaihtoehto 2 (yleinen kirjallinen lupa), jossa on mainittu ilmoitusaika yllä olevassa lausekkeessa 09. Lausekkeessa 11 valinnaista riippumatonta riidanratkaisukieltä ei valita. Lausekkeessa 17 sopimuslausekkeita säätelee Irlannin tasavallan laki, elleivät osapuolet sovitoimetilauksessa toisen EU-jäsenvaltion lakia. Lausekkeen 18(b) nojalla riidat ratkaistaan Irlannin tasavallan tuomioistuimissa samoin perustein. Liite I(A) koskee osapuolia, liite I(B) siirron kuvausta, liite I(C) toimivaltaista valvontaviranomaista, liite II teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ja liite III alihankkijaluetteloa, kukin alla esitetyllä tavalla.

Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR:n alaiseen siirtoon sovelletaan Yhdistyneen kuningaskunnan lisäystä, joka on sisällytetty ja täytetty seuraavasti: Taulukko 1 täytetään liitteellä I(A); taulukot 2 ja 3 täytetään tämän tietojenkäsittelylisäyksen kohdalla 15 sekä liitteillä I ja II, ja niissä nojataan hyväksyttyihin EU:n vakiolausekkeisiin; ja taulukossa 4 kumpikaan osapuoli ei voi päättää lisäystä, kun hyväksyttyä lisäystä muutetaan. Sveitsin lain alaiseen siirtoon vakiolausekkeissa olevat viittaukset GDPR:ään luetaan viittauksiksi Sveitsin liittovaltion tietosuojalakiin, toimivaltainen viranomainen on liittovaltion tietosuojavaltuutettu, viittaukset jäsenvaltioon eivät vie Sveitsissä asuvaa rekisteröityä oikeutta nostaa kannetta tavanomaisen asuinpaikkansa tuomioistuimessa, ja vakiolausekkeet suojaavat oikeushenkilöiden tietoja niin kauan kuin Sveitsin laki sitä edellyttää.

Jos saamme viranomaiselta sitovan pyynnön asiakkaan henkilötietoihin, toimimme seuraavasti: tarkistamme pyynnön pätevyyden ja laajuuden ja kiistämme sen, jos on perusteltua syytä pitää sitä laittomana; luovutamme vain pyynnön edellyttämän vähimmäismäärän tietoja; ja ilmoitamme asiakkaalle viipymättä riittävän yksityiskohtaisesti, jotta asiakas voi reagoida, ellei laki kiellä tätä, jolloin teemme kohtuullisia ponnisteluja saada kielto kumottua ja hakea väliaikaista toimenpidettä, joka sallii luovutuksen. Pidämme kirjaa saamistamme pyynnöistä ja antamistamme vastauksista ja annamme ne asiakkaan ja valvontaviranomaisen saataville pyynnöstä siltä osin kuin laki sallii. Emme ole vastaanottaneet hallituksen pyyntöä, joka olisi edellyttänyt yleisen pääsymekanismin rakentamista tai ylläpitämistä asiakkaan henkilötietoihin, emmekä rakenna sellaista vapaaehtoisesti.

CCPA:n alaisten henkilötietojen osalta asiakas on yritys ja me olemme palveluntarjoaja. Meidän on kiellettyä, emmekä myy tai jaa näitä henkilötietoja; säilytä, käytä tai luovuta niitä muihin kuin sopimuksessa määritettyihin liiketoimintatarkoituksiin tai muuten CCPA:n sallimalla tavalla; säilytä, käytä tai luovuta niitä osapuolten välisen suoran liiketoimintasuhteen ulkopuolella; tai yhdistä niitä toisesta lähteestä saatuihin henkilötietoihin, paitsi siltä osin kuin CCPA sallii palveluntarjoajan tehdä niin. Varmistamme, että ymmärrämme ja noudatamme näitä rajoituksia. Ilmoitamme asiakkaalle, jos havaitsemme, ettemme enää pysty noudattamaan niitä. Asiakas voi ryhtyä kohtuullisiin ja asianmukaisiin toimiin luvattoman käytön lopettamiseksi ja korjaamiseksi käyttämällä kohdan 14 mukaista tarkastusoikeutta. Tarjoamme saman tason tietosuoja kuin CCPA edellyttää yritykseltä.

Kun kattava osavaltion tietosuojalaki on sovellettavissa ja se edellyttää käsittelijäsopimusta tietyin ehdoin, tämä tietojenkäsittelylisäys on kyseinen sopimus: se määrittelee käsittelyn luonteen ja tarkoituksen, tietotyypit, keston, molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, salassapitovelvollisuutemme, alikäsittelijöiden sitouttamisen vastaavin kirjallisin ehdoin, avustamisemme kuluttajien oikeuksien toteuttamispyynnöissä ja tietoturvaan liittyvissä velvoitteissa, velvollisuutemme poistaa tai palauttaa tiedot palvelujen päätyttyä sekä velvollisuutemme antaa saataville tiedot, jotka tarvitaan vaatimustenmukaisuuden osoittamiseen ja kohtuullisen arvioinnin mahdollistamiseen. Toimimme näiden lakien mukaisina käsittelijöinä tai palveluntarjoajina emmekä koskaan asiakkaan henkilötietojen rekisterinpitäjinä.

Kummankin osapuolen vastuu, joka johtuu tai liittyy tähän tietojenkäsittelylisäykseen olipa kyseessä sopimus-, delikti- tai muu oikeusperuste, määräytyy sopimuksessa olevien vastuun rajoitusten ja poissulkemisten mukaisesti, ja viittaukset osapuolen vastuuseen tarkoittavat kyseisen osapuolen kokonaisvastuuta sekä sopimuksen että tämän lisäyksen nojalla yhdessä. Mikään tässä kohdassa ei rajoita rekisteröidyn oikeuksia vakiolausekkeiden tai tietosuojalainsäädännön nojalla, eikä mikään rajoita vastuuta, jota ei lain mukaan voida rajoittaa.

Voimme päivittää tätä tietojenkäsittelylisäystä tarpeen mukaan heijastaaksemme muutoksia tietosuojalainsäädännössä, uutta tai muutettua siirtomekanismia, valvontaviranomaisen tai tuomioistuimen päätöstä tai merkittävää muutosta siinä, miten palvelu käsittelee asiakkaan henkilötietoja, edellyttäen, että päivitys ei olennaisesti heikennä asiakkaan henkilötiedoille annettua suojaa. Ilmoitamme merkittävästä päivityksestä vähintään kolmekymmentä päivää etukäteen sähköpostitse ja tällä sivulla, ja päivitämme voimaantulopäivämäärän sivun yläosassa. Säilytämme vanhentuneen version saatavilla pyynnöstä.

Tämä tietojenkäsittelylisäys sitoo meitä ilman allekirjoitusta, joten asiakas ei tarvitse allekirjoitusta suojansa varmistamiseksi. Jos prosessisi edellyttää allekirjoitettua kappaletta arkistointia varten tai haluat esittää muutosehdotuksia, kirjoita osoitteeseen privacy@transglot.ai ja kerro oikeushenkilön nimi, rekisteröity osoite, ilmoitusten yhteystiedot ja allekirjoittaja, niin palautamme allekirjoitetun kopion. Vastaamme turvallisuus- ja tietosuojakyselyihin samasta osoitteesta, ja Trust Center sisältää paketin, jota useimmat tarkastajat tarvitsevat ennen yhteydenottoa.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, Delawareissa, Yhdysvalloissa perustettu osakeyhtiö, joka toimii nimellä Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

Virallinen, ajantasainen luettelo aliprosessoreista ylläpidetään meidän toimestamme ja se toimitetaan asiakkaalle pyynnöstä salassapitosopimuksen nojalla osoitteeseen privacy@transglot.ai. Kategoriat, tarkoitus, alue ja kunkin sitouttamisehto julkaistaan Trust Centerissä ja tiivistetään aliprosessoriasiakirjassa, joka sisällytetään tähän liitteeseen viittaamalla. Se pidetään yhdessä paikassa tarkoituksella: lista, joka kirjoitetaan uudelleen oikeudelliseen asiakirjaan, vanhentuu heti kun toimittaja vaihtuu, ja vanhentunut liite on pahempi kuin linkki. Voimaantulopäivänä kategoriat ovat: tekoälykääntäminen, automatisoitu laadunvalvonta, sanastojen poiminta ja kontekstipohjaiset visuaaliset ehdotukset, käsitellään Yhdysvalloissa ja otetaan käyttöön aina kun tekoälyominaisuutta käytetään; tekstiupotukset semanttista käännösmuistia varten, käsitellään Yhdysvalloissa ja otetaan käyttöön vain kun projekti kytkee ominaisuuden päälle, mikä on oletuksena pois päältä; valinnainen vaihtoehtoinen käännösmoottori, jota käytetään Yhdysvalloissa sijaitsevan API-reitittimen kautta ja joka on isännöity Singaporessa, otetaan käyttöön vain kun operaattori reitittää siihen tason, mikä on oletuksena pois päältä; pilvi-isännöinti, tietokanta ja objektivarasto, alueella joka on kiinteä käyttöönoton yhteydessä ja käytössä aina; maksunkäsittely, Yhdysvalloissa ja Euroopan unionissa, käytössä vain maksullisissa tilauksissa; transaktiosähköpostin toimitus, käytössä aina; ja tuotteen sisäinen tukiviestintä, käytössä vain kun tukiviestin on otettu käyttöön. Kun asiakas toimittaa omat tunnistetietonsa valinnaista konekäännöksen varajärjestelmää varten, asiakas on tämän siirron rekisterinpitäjä ja toimittaja ei ole aliprosessorimme.