Termini del responsabile del trattamento, allegati inclusi.

Il presente Addendum al Trattamento dei Dati (“DPA”) fa parte dei Termini di Servizio o di altro accordo scritto (l’“Accordo”) tra Digital Socket LLC, società a responsabilità limitata costituita nel Delaware, Stati Uniti, che opera con il nome di Transglot (“Transglot”, “Responsabile del trattamento”) e il cliente (“Cliente”, “Titolare del trattamento”), e si applica ovunque trattiamo Dati Personali del Cliente per conto del Cliente nella fornitura del Servizio. È incorporato nell’Accordo mediante rinvio ed entra in vigore contestualmente all’Accordo; non è necessaria alcuna firma perché ci vincoli. Laddove il Cliente agisca esso stesso come responsabile del trattamento per conto di un titolare del trattamento terzo, il Cliente è l’esportatore e il presente DPA si applica come se fosse il titolare del trattamento, e il Cliente conferma di avere l’autorizzazione dal proprio titolare del trattamento a stipularlo alle presenti condizioni.

“Normativa sulla Protezione dei Dati” indica tutte le leggi sul trattamento dei dati personali applicabili a una parte, inclusi il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 (“GDPR”), il GDPR del Regno Unito e il Data Protection Act 2018, la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati, il California Consumer Privacy Act come modificato (“CCPA”) e leggi statali comparabili degli Stati Uniti in materia di privacy. “Dati Personali del Cliente” indica i dati personali contenuti nei Contenuti del Cliente o altrimenti trattati da noi per conto del Cliente. “Clausole Contrattuali Standard” o “SCC” indica le clausole allegate alla Decisione di Esecuzione della Commissione (UE) 2021/914. “Addendum UK” indica l’International Data Transfer Addendum emanato dall’Information Commissioner del Regno Unito ai sensi della sezione 119A del Data Protection Act 2018. “Sub-responsabile del trattamento” indica una terza parte incaricata da noi di trattare Dati Personali del Cliente. “Titolare del trattamento”, “responsabile del trattamento”, “interessato”, “dati personali”, “trattamento”, “violazione dei dati personali” e “autorità di controllo” hanno i significati attribuiti dal GDPR, e termini equivalenti in altre normative hanno il loro significato equivalente.

In caso di conflitto, l’ordine di prevalenza è: (a) le Clausole Contrattuali Standard e l’Addendum UK, laddove applicabili; (b) il presente DPA; (c) eventuali altre disposizioni in materia di protezione dei dati contenute in un Ordine d’Acquisto; (d) il resto dell’Accordo. Nessuna disposizione del presente DPA intende entrare in conflitto con gli obblighi di una parte ai sensi della Normativa sulla Protezione dei Dati, e qualsiasi clausola che lo facesse va interpretata nella misura minima necessaria per eliminare il conflitto.

Il presente DPA si applica dalla data di efficacia dell’Accordo fino a quando non deteniamo più alcun Dato Personale del Cliente, il che potrebbe avvenire dopo la cessazione dell’Accordo a causa dei tempi di cancellazione previsti dalla clausola 13. I suoi obblighi sopravvivono alla risoluzione per tutto il periodo in cui deteniamo Dati Personali del Cliente, e gli obblighi di riservatezza sopravvivono a tempo indeterminato nella misura richiesta dalla Normativa sulla Protezione dei Dati.

Trattiamo i Dati Personali del Cliente esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, incluso per il trasferimento verso un paese terzo, salvo ove richiesto da una legge a cui siamo soggetti, nel qual caso informeremo il Cliente di tale requisito prima del trattamento, a meno che la legge non lo proibisca per importanti motivi di interesse pubblico. L’Accordo, il presente DPA, la Documentazione e la configurazione impostata dal Cliente nel prodotto (progetti, lingue, connettori, sottoscrizioni webhook, impostazioni di conservazione, attivazione della memoria di traduzione e le impostazioni del motore e della qualità disponibili per il Cliente) costituiscono insieme le istruzioni documentate complete del Cliente. Informeremo il Cliente se, a nostro avviso, un’istruzione viola la Normativa sulla Protezione dei Dati, e potremmo sospendere il trattamento interessato fino al suo ritiro o alla sua modifica, anziché eseguirlo.

Trattiamo i Dati Personali del Cliente esclusivamente per fornire, proteggere, supportare e mantenere il Servizio per il Cliente, e per nessuna finalità indipendente propria. Non vendiamo i Dati Personali del Cliente, non li condividiamo per pubblicità comportamentale cross-context, non li combiniamo con dati personali ricevuti da altre fonti salvo quanto consentito dalla Normativa sulla Protezione dei Dati per un fornitore di servizi, e non li utilizziamo per addestrare, affinare o valutare modelli di machine learning. I nostri sub-responsabili AI li elaborano solo per inferenza, sulla base di condizioni commerciali che vietano l’addestramento su di essi. Potremmo creare e utilizzare statistiche aggregate o anonimizzate che non identificano né il Cliente né alcun interessato, e non tenteremo di re-identificarle.

Garantiamo che ogni persona autorizzata a trattare Dati Personali del Cliente sia soggetta a un appropriato obbligo di riservatezza, contrattuale o legale, che sopravvive alla fine del suo incarico. L’accesso è concesso secondo il principio del minimo privilegio, limitato a quanto necessario per svolgere il ruolo, rivisto periodicamente e revocato tempestivamente in caso di cambio di ruolo o cessazione. Il personale con accesso riceve formazione sulla protezione dei dati e sulla sicurezza adeguata al proprio ruolo.

Implementiamo e manteniamo le misure tecniche e organizzative indicate nell’Allegato II, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di implementazione e della natura, portata, contesto e finalità del trattamento, nonché del rischio per gli interessati. Potremmo aggiornare tali misure nel tempo, purché il livello complessivo di protezione non sia materialmente ridotto durante un periodo di abbonamento a pagamento. L’Allegato II riporta deliberatamente sia le nostre lacune sia i nostri controlli: un allegato sulle misure che elenca solo i punti di forza non è un documento su cui un revisore possa fare affidamento.

Il Cliente fornisce un'autorizzazione scritta generale per impegnare Subprocessori, nelle categorie descritte nel documento sui Subprocessori, e autorizza specificamente quelli nell'elenco dei subprocessori fornito nell'Allegato III alla data di efficacia. Imponiamo a ciascun Subprocessore obblighi di protezione dei dati non meno protettivi di quelli in questo DPA mediante un contratto scritto e rimaniamo pienamente responsabili verso il Cliente per l'adempimento degli obblighi da parte di un Subprocessore. Daremo al Cliente almeno trenta giorni di preavviso, via email ai Proprietari dell'Account, prima che un nuovo Subprocessore inizi a elaborare i Dati Personali del Cliente. Il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e documentati di protezione dei dati entro tale periodo, nel qual caso lavoreremo in buona fede per offrire un cambiamento nella configurazione o un'alternativa che eviti l'elaborazione; se non possiamo farlo entro un tempo ragionevole, il Cliente può terminare l'abbonamento interessato senza penalità e ricevere un rimborso proporzionale delle tariffe prepaid non utilizzate.

Tenendo conto della natura del trattamento, assistiamo il Cliente con misure tecniche e organizzative appropriate, nella misura in cui ciò sia possibile, nell'adempiere all'obbligo del Cliente di rispondere a un interessato che esercita i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione. Il prodotto stesso è la prima linea di tale assistenza: i Proprietari dell'Account e gli amministratori dello spazio di lavoro possono cercare, modificare ed eliminare il contenuto del progetto, gestire membri e ruoli e recuperare il contenuto del progetto tramite l'endpoint di pull dell'API, l'interfaccia a riga di comando, il bundle di consegna o un connettore di archiviazione su un piano a pagamento, e i Proprietari dell'Account possono eliminare lo spazio di lavoro. Dove il prodotto non può rispondere a una richiesta, assisteremo su richiesta entro un periodo ragionevole e senza addebito per un volume ragionevole di richieste. Se un interessato ci contatta direttamente riguardo ai Dati Personali del Cliente, non risponderemo sostanzialmente noi stessi; gli diremo di contattare il Cliente e, salvo divieto, informeremo prontamente il Cliente.

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, assistiamo il Cliente nell’adempimento dei propri obblighi ai sensi degli articoli da 32 a 36 del GDPR e delle loro equivalenti norme, comprese le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e la consultazione preventiva con un’autorità di controllo. In pratica, ciò significa fornire questo DPA, l’Allegato II, le disclosure del Trust Center, il calendario di conservazione nella Privacy Policy, la nostra documentazione sulla sicurezza e risposte scritte ragionevoli a un questionario sulla sicurezza o sulla privacy. Potremmo addebitare costi per un’assistenza che vada materialmente oltre un volume ragionevole, alle nostre tariffe correnti per servizi professionali, e lo comunicheremo prima di eseguire il lavoro, non dopo.

Notifichiamo il Cliente senza indebito ritardo e, in ogni caso, entro settantadue ore dal momento in cui veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i Dati Personali del Cliente. La notifica descrive, nella misura nota al momento e aggiornata man mano che apprendiamo ulteriori informazioni: la natura della violazione, includendo, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e registrazioni coinvolte; le probabili conseguenze; le misure adottate o proposte per affrontarla e mitigarne gli effetti; e un punto di contatto per ulteriori informazioni. Collaboriamo con il Cliente e adottiamo le misure ragionevolmente richieste dal Cliente per assistere nella sua indagine e notifica. Una notifica non costituisce, e non sarà interpretata come, un’ammissione di colpa o responsabilità. Non ritarderemo una notifica per completare prima un’indagine.

A scelta del Cliente, cancelliamo o restituiamo i Dati Personali del Cliente al termine della fornitura dei servizi e cancelliamo le copie esistenti, a meno che una legge a cui siamo soggetti non richieda l'archiviazione. Nel prodotto funziona come segue: la cancellazione di un abbonamento sposta l'Account al piano Free, che include uno spazio di lavoro, e ogni altro spazio di lavoro diventa di sola lettura e viene eliminato dopo 30 giorni, o prima per uno spazio di lavoro che ha attraversato la stessa procedura recentemente come descritto nella clausola 13 dei Termini di Servizio, a meno che il Cliente non effettui l'upgrade o lo sposti prima; l'eliminazione di uno spazio di lavoro lo rende di sola lettura per 30 giorni, durante i quali un Proprietario dell'Account può ripristinarlo, e dopo tale periodo lo spazio di lavoro viene eliminato dal database live, inclusi progetti, traduzioni, cronologia delle versioni, record di utilizzo, record di consegna webhook, screenshot ed eventi di audit; la chiusura dell'Account elimina ogni spazio di lavoro su di esso nello stesso modo e conserva le fatture dell'Account per 7 anni; l'eliminazione del login di un Utente è immediata e irreversibile. Il contenuto che il Cliente recupera tramite l'API, l'interfaccia a riga di comando, il bundle di consegna o un connettore di archiviazione esce dalle nostre mani dal momento in cui lo consegniamo. I backup crittografati non sono raggiunti dall'eliminazione e scadono secondo le schedule in Allegato II; finché esistono sono isolati, crittografati e ripristinati solo per il disaster recovery, mai per riportare in servizio uno spazio di lavoro eliminato. Una richiesta scritta di restituzione in un formato strutturato fatta prima dell'eliminazione sarà onorata una volta, senza addebito, entro un periodo ragionevole.

Mettiamo a disposizione del Cliente le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare la conformità a questo DPA e all’articolo 28 del GDPR e consentiamo e contribuiamo agli audit, incluse le ispezioni, condotti dal Cliente o da un auditor da lui mandato. In prima istanza, tale obbligo è soddisfatto da questo DPA, dall’Allegato II, dal Trust Center, dalla pagina sulla sicurezza e dalle nostre risposte completate al questionario sulla sicurezza. Qualora questi siano genuinamente insufficienti per l’obbligo normativo del Cliente, il Cliente può effettuare un audit una volta in qualsiasi periodo di dodici mesi, con un preavviso scritto di almeno trenta giorni, durante l’orario lavorativo, senza interrompere irragionevolmente le nostre operazioni, soggetto a obblighi di riservatezza, limitato ai sistemi e ai registri relativi ai dati del Cliente stesso e a spese del Cliente. Un’autorità di controllo che esercita un potere statutario non è soggetta a nessuno di tali limiti. Un auditor non può essere un nostro concorrente e potremmo richiedere un impegno di riservatezza separato da parte sua.

Laddove il nostro trattamento dei Dati Personali del Cliente comporti un trasferimento dallo Spazio Economico Europeo verso un paese non coperto da una decisione di adeguatezza, le Clausole Contrattuali Standard sono incorporate e fanno parte di questo DPA e si applicano come segue. Il Modulo Due (da titolare a responsabile) si applica quando il Cliente è un titolare. Il Modulo Tre (da responsabile a responsabile) si applica quando il Cliente è esso stesso un responsabile. Si applica la Clausola 7 (clausola di aggancio). Nella Clausola 9, è selezionata l’Opzione 2 (autorizzazione scritta generale), con il periodo di preavviso indicato nella clausola 09 sopra. Nella Clausola 11, non è selezionata la lingua facoltativa per la risoluzione indipendente delle controversie. Nella Clausola 17, le Clausole sono governate dalla legge della Repubblica d’Irlanda, a meno che le parti concordino la legge di un altro Stato membro dell’UE in un Ordine di acquisto. Nella Clausola 18(b), le controversie sono risolte dinanzi ai tribunali della Repubblica d’Irlanda sulla stessa base. L’Allegato I(A) riguarda le parti, l’Allegato I(B) la descrizione del trasferimento, l’Allegato I(C) l’autorità di controllo competente, l’Allegato II le misure tecniche e organizzative e l’Allegato III l’elenco dei sub-responsabili del trattamento, ciascuno come indicato di seguito.

Per un trasferimento soggetto al UK GDPR, l’Addendum UK è incorporato e completato come segue: la Tabella 1 è completata dall’Allegato I(A); le Tabelle 2 e 3 sono completate dalla clausola 15 e dagli Allegati I e II di questo DPA, con le SCC UE approvate come versione su cui si fa affidamento; e nella Tabella 4, nessuna delle parti può terminare l’Addendum quando l’Addendum approvato cambia. Per un trasferimento soggetto alla legge svizzera, i riferimenti nelle SCC al GDPR si intendono come riferimenti alla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati, l’autorità competente è il Commissario federale per la protezione dei dati e l’informazione, i riferimenti a uno Stato membro non privano un interessato in Svizzera del diritto di agire in giudizio nel proprio luogo di residenza abituale e le SCC proteggono i dati delle persone giuridiche finché la legge svizzera non lo richiede più.

Se riceviamo una richiesta legalmente vincolante da un’autorità pubblica per i Dati Personali del Cliente: la esamineremo per validità e ambito e la impugneremo qualora vi siano motivi ragionevoli per considerarla illegittima; divulgheremo solo il minimo richiesto dalla richiesta; e notificheremo prontamente il Cliente con dettagli sufficienti per rispondere, salvo divieto legale, nel qual caso useremo sforzi ragionevoli per ottenere una deroga al divieto e cercare una misura provvisoria che consenta la divulgazione. Teniamo un registro delle richieste ricevute e delle risposte fornite e lo mettiamo a disposizione del Cliente e di un’autorità di controllo su richiesta, nella misura consentita dalla legge. Non abbiamo ricevuto una richiesta governativa che ci abbia richiesto di costruire o preservare un meccanismo di accesso generale ai Dati Personali del Cliente e non ne costruiremo uno volontariamente.

Per le informazioni personali soggette al CCPA, il Cliente è l’azienda e noi siamo un fornitore di servizi. Ci è vietato, e non lo faremo, vendere o condividere tali informazioni personali; conservarle, utilizzarle o divulgarle per qualsiasi scopo diverso dalle finalità aziendali specificate nell’Accordo o altrimenti consentite dal CCPA; conservarle, utilizzarle o divulgarle al di fuori del rapporto commerciale diretto tra le parti; o combinarle con informazioni personali ricevute da un’altra fonte, eccetto quanto consentito dal CCPA a un fornitore di servizi. Certifichiamo di comprendere e rispettare queste restrizioni. Notificheremo al Cliente se determiniamo di non poterle più rispettare. Il Cliente può adottare misure ragionevoli e appropriate per fermare e rimediare all’uso non autorizzato, utilizzando i diritti di audit di cui alla clausola 14. Forniamo lo stesso livello di protezione della privacy richiesto dal CCPA all’azienda.

Laddove si applichi una normativa statale completa sulla privacy che richieda un contratto con il responsabile del trattamento contenente clausole specifiche, il presente DPA costituisce tale contratto: esso definisce la natura e le finalità del trattamento, le tipologie di dati, la durata, i diritti e gli obblighi di entrambe le parti, il nostro dovere di riservatezza, il coinvolgimento di sub-responsabili del trattamento sulla base di condizioni scritte equivalenti, la nostra assistenza nelle richieste relative ai diritti degli interessati e negli obblighi di sicurezza, il nostro obbligo di cancellazione o restituzione al termine dei servizi e l’obbligo di mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità e consentire una valutazione ragionevole. Agiamo in qualità di responsabile del trattamento o fornitore di servizi ai sensi di tali normative e mai come titolare del trattamento dei Dati Personali del Cliente.

La responsabilità di ciascuna parte derivante dal presente DPA o ad esso correlata, sia contrattuale, extracontrattuale o basata su qualsiasi altra teoria giuridica, è soggetta alle limitazioni ed esclusioni di responsabilità previste dall’Accordo; ogni riferimento in tali limitazioni alla responsabilità di una parte indica la responsabilità complessiva di tale parte ai sensi dell’Accordo e del presente DPA congiuntamente. Nessuna disposizione della presente clausola limita i diritti degli interessati ai sensi delle Clausole Contrattuali Standard o della Normativa sulla Protezione dei Dati, né limita una responsabilità che non può essere legittimamente limitata.

Potremmo aggiornare il presente DPA qualora necessario per riflettere una modifica della Normativa sulla Protezione dei Dati, un nuovo meccanismo di trasferimento o una sua modifica, una decisione di un’autorità di controllo o di un tribunale, oppure una modifica sostanziale delle modalità di trattamento dei Dati Personali del Cliente da parte del Servizio, purché l’aggiornamento non riduca materialmente la protezione garantita ai Dati Personali del Cliente. Forniremo un preavviso di almeno trenta giorni per qualsiasi aggiornamento sostanziale, tramite email e su questa pagina, e aggiorneremo la data di efficacia riportata in alto. Manteniamo a disposizione la versione precedente su richiesta.

Il presente DPA ci vincola senza necessità di firma, pertanto il Cliente non ha bisogno di una firma per essere tutelato. Se la vostra procedura richiede una controparte eseguita per i vostri archivi, o se desiderate sollevare una revisione, scrivete a privacy@transglot.ai indicando la denominazione sociale dell’entità legale, l’indirizzo registrato, il contatto per le notifiche e il firmatario, e vi invieremo una copia firmata. Rispondiamo ai questionari sulla sicurezza e sulla privacy dallo stesso indirizzo, e il Trust Center contiene il pacchetto documentale richiesto dalla maggior parte dei revisori prima di contattarci.

Data exporter: the Customer, being the person or company that holds the Account, as named on the Account or on the Order Form, acting as controller (or as processor where clause 01 applies) in respect of Customer Personal Data processed through the Service. Contact details: the Account Owners' email addresses and the notice contact given on the Order Form. Activities relevant to the transfer: use of a cloud localization platform to store, translate, review, deliver and manage software and content strings. Signature and date: as recorded by acceptance of the Agreement, or as executed under clause 22. Data importer: Digital Socket LLC, società a responsabilità limitata costituita nel Delaware, Stati Uniti, che opera con il nome di Transglot, acting as processor. Contact details: privacy@transglot.ai. Activities relevant to the transfer: provision of the Service described in the Agreement. Role: processor.

Categories of data subjects: the Customer’s personnel and contractors who hold a login (Account Owners and Billing Members, and workspace admins, developers, reviewers and translators); the Customer’s own end users, customers and other individuals to the extent their personal data appears inside source strings, translations, glossary entries, comments, screenshots or imported files; and the Customer’s billing and notice contacts. Categories of personal data: identity and contact data (name, email address, login identifier, Account, workspace and role); authentication data (hashed password, second factor enrolment, federated identity subject identifiers, API token digests); usage and technical data (IP address, user agent, pages and endpoints accessed, request and run identifiers, timings, outcomes, error traces, audit records); billing data (billing contact, billing address, tax identifiers, payment method token and card metadata held by the payment processor); content data (whatever personal data the Customer chooses to place in project content, which is under the Customer’s control and which the Acceptable Use Policy asks the Customer to keep free of payment card data, government identifiers, credentials and special category data). Sensitive data: none is requested or required, and none should be submitted; where the Customer nonetheless submits it, the restrictions and safeguards are those in Annex II applied to all Customer Content, and the Customer remains responsible for its lawful basis. Frequency: continuous, for the duration of the Agreement, on the Customer’s instruction. Nature and purpose: hosting, storage, indexing, machine translation, quality checking, translation memory matching, glossary enforcement, review workflow, delivery and transmission through the API, webhooks, connectors and the delivery bundle, together with support, security and billing. Duration of processing: the term of the Agreement plus the retention periods stated in the Privacy Policy and clause 13 of this DPA. Subprocessor processing: for the purposes, and for the durations, set out in Annex III and in the Trust Center.

Where the SCCs apply on the basis of Article 3(1) of the GDPR, the competent supervisory authority is the one in the member state in which the data exporter is established. Where they apply because the exporter is not established in the European Economic Area but is caught by Article 3(2), the competent authority is the one in the member state in which the exporter’s Article 27 representative is established. Where they apply on the basis of Article 3(2) and no representative is appointed, the competent authority is the one in the member state in which the data subjects whose personal data is transferred are located. For UK transfers the competent authority is the Information Commissioner’s Office; for Swiss transfers, the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Data in transit is protected with TLS 1.2 or better at the edge, and connections below that are refused. Passwords are hashed with bcrypt at a cost factor of 12 and are never stored or logged in plaintext. API tokens and delivery keys are stored as SHA-256 digests, are displayed once at creation and cannot be recovered afterwards; publishable in-context keys are deliberately public identifiers bound to an origin allowlist rather than secrets, and are documented as such. Third party credentials, connector tokens, SSO configuration secrets and webhook signing secrets are held in encrypted columns using authenticated application-level encryption. Database backups are encrypted with AES-256 by the backup tool itself, independently of any provider-side encryption, and file backups are held in a password-encrypted repository. Two honest gaps: the live database and application volumes are not disk-encrypted, and server-side encryption of the object store is not asserted in our own configuration. We state both here rather than letting a reviewer discover them in diligence.

Every query in the application is scoped by Account, workspace and project, and a cross-tenant identifier answers 404 rather than 403 so that the existence of another tenant’s record never leaks. The two Account roles (Owner and Billing), the four workspace roles (admin, developer, reviewer and translator), eighteen project abilities and per-project and per-language grants are available on every plan including Free, so least privilege is never a paid upgrade. Two-factor authentication with time-based one-time codes and recovery codes, and passkeys, are available on every plan, and an Account Owner can require a second factor for an entire workspace, enforced at the workspace boundary so that federated and single sign-on doors cannot bypass it. SAML 2.0 single sign-on with just-in-time provisioning, generic OpenID Connect, SCIM 2.0 provisioning and de-provisioning, and the ability to switch off password login for a workspace are available on the Enterprise plan. API access uses scoped tokens with optional expiry. Internal administrative access is least privilege, and operator impersonation of a customer’s login is time-limited to thirty minutes and writes an audit record when it starts and when it ends.

Security-relevant events are written to an append-only audit trail: sign-in and single sign-on events, second factor and workspace MFA policy changes, member invitations, joins, role changes and removals, custom role changes, token and key creation and revocation, integration and connector connection and disconnection, review policy changes, branding changes, SCIM provisioning events, workspace rename and deletion requests. Plan, billing and spend cap changes, changes to the Account’s members and the closing of the Account are written to the Account’s own audit trail in the same way. Each record carries the workspace or the Account, the actor, the action, the target, structured metadata, the source IP address and the time, and the model layer refuses updates and deletes, so a record cannot be edited after the fact; on the Account’s trail the IP address is removed after 395 days. On the Enterprise plan the whole trail, the Account’s included, can be exported as CSV. Append-only is enforced in the application layer and there is no cryptographic hash chain or signature over the log, so we do not describe it as tamper-evident. Application errors are collected by an error tracker we host ourselves, configured not to send personally identifying information and not to capture request bodies, which is the setting that actually keeps customer strings out of a stack trace. Operational metrics are retained for thirty days.

Public endpoints are rate limited: the REST API at sixty requests a minute per token, the delivery endpoint at three hundred a minute per key and address, sign-in at five a minute per email and address, and registration at five a minute and twenty an hour per network block, with separate buckets for the other public doors. Outbound webhooks are signed HMAC-SHA256 over the timestamp and the raw body, sent as an explicit signature header and a timestamp header, and compared in constant time; the timestamp is published so the receiver can enforce its own replay window, and we are explicit that no server-side tolerance is enforced on our side. Inbound forge webhooks are verified by signature, with the delivery identifier as the replay guard. Cross site request forgery protection is applied to every state-changing browser request, sessions expire after 120 minutes of inactivity, sensitive actions require password re-confirmation within a 3 hour window, password reset links expire after 60 minutes, and destructive actions require typing the workspace name or re-entering a password. A frame-ancestors content security policy is applied; we do not claim a broad content security policy, because we do not yet ship one.

Usage metering records counts of words and tokens, never the body of a request. The shared exact-match translation memory pool stores the linguistic pair keyed by a hash of the source, together with plural forms and reuse counters, and stores no user column and no team column at all, so an entry cannot be traced to a person; the key name, file path, screenshots, comments and every other piece of surrounding context are stripped. Human-reviewed memory entries carry a workspace identifier, which functions as a hard tenant fence on the near-match query rather than as attribution, and that is why a reviewed entry is never returned to another workspace. Any project can leave the pool entirely with a per-project switch on every plan, which stops it both contributing and drawing. In-context screenshots are held on a private store with no public path and are served only through short-lived signed URLs.

The database is backed up continuously with write-ahead log archiving and periodic full and differential backups, retaining two full backups and seven differentials, encrypted with AES-256 by the backup tool. Application file storage is snapshotted nightly into a password-encrypted repository retaining thirty daily, twelve weekly and twelve monthly snapshots, with an integrity verification pass on each run. Restore procedures are documented and exercised. Backups are isolated from the production credentials that could delete them, and they are restored for disaster recovery only, never to return a purged workspace to service. Deployment images are retained for the last several releases so that a rollback is a minute rather than a rebuild.

Changes are made through version control with peer review, an automated test suite, static analysis and dependency scanning, and container image vulnerability scanning in the build pipeline, and a failing gate blocks the release rather than warning about it. Test environments do not use production customer data. Secrets are held encrypted at rest in the deployment repository and injected at runtime rather than committed. Several product claims are themselves enforced by tests: a translation engine that becomes reachable without a subprocessor disclosure row fails the build, and the advertised overage rate is pinned to the rate the system charges. Third party components are tracked and patched, and a build is refused when a scanner reports a vulnerability above threshold.

Access to production is limited to the personnel who need it, granted individually, and removed on role change or departure. Personnel are bound by confidentiality obligations that survive their engagement, and receive security and data protection guidance appropriate to their role. We operate a documented incident response process with defined severities, an on-call rotation, alerting on service health and background job health, and post-incident review. We publish a vulnerability disclosure policy with a safe harbour for good faith research and a security address that is monitored. We hold no third party security certification today: a SOC 2 Type II audit is in progress and an AI management system standard is being pursued, and the compliance status published on our site is rendered from a configuration value that cannot show a certificate we do not hold.

Scheduled jobs enforce the retention windows published in the Privacy Policy rather than leaving them as intentions: translation version history at 180 days with a floor of the newest 20 per string, notifications at 90 days, resolved comment threads at 365 days from resolution, the activity feed at 180 days, assistant conversations at 90 days, in-context screenshots at 90 days with the stored object deleted alongside the record, connector sync records at 90 days keeping the latest per connection, referral click records at 90 days, unreviewed and unused translation memory entries at 90 days, failed background jobs at 7 days, expired API tokens 24 hours after they lapse, federated login correlation records at their own expiry, signup integrity signals 90 days after the Account was created or the pair was last seen, sign-up refusal records at 90 days, welcome words velocity records at 30 days for a domain and 24 hours for a network, sign-up allowlist entries at the expiry an operator set, never more than 365 days, Accounts never verified and holding no workspace at 30 days, welcome words, trial and card fingerprint records at 1,095 days, and the IP address on an Account’s audit trail at 395 days. Deletion runs in bounded batches rather than as one unbounded operation. Workspace deletion is a 30 day reversible grace period followed by a cascading purge of the live database. Webhook delivery records have no time-based prune today and are removed with their endpoint or their workspace.

For transfers to subprocessors we rely on the contractual measures in clause 15 together with these supplementary measures: transport encryption on every hop; contractual prohibitions on training, on onward transfer without equivalent protection, and on processing outside our instructions; a published and code-enforced disclosure list so that no undisclosed vendor can be routed customer text; the ability for a customer to disable the optional features that engage a conditional subprocessor, including the semantic translation memory feature and the per-project translation memory switch; retention windows enforced by scheduled jobs so that transferred data does not accumulate indefinitely; and the government access commitments in clause 17, including challenge, minimisation, notification and record keeping.

La lista autorevole e attuale dei subprocessori è mantenuta da noi e fornita al Cliente su richiesta sotto accordo di non divulgazione, scrivendo a privacy@transglot.ai. Le categorie, la finalità, la regione e la condizione in cui ciascuno è coinvolto sono pubblicate nel Trust Center e riassunte nel documento Subprocessors, che è incorporato in questo Allegato per riferimento. È conservato in un unico luogo invece di essere duplicato in questa pagina appositamente: una lista ritrascritta in un documento legale è una lista che diventa obsoleta il giorno in cui un vendor cambia e un allegato obsoleto è peggiore di un link. Alla data di efficacia le categorie sono: traduzione AI, controllo qualità automatizzato, estrazione del glossario e suggerimenti visivi contestuali, elaborati negli Stati Uniti e coinvolti ogni volta che viene utilizzata una funzionalità AI; embedding di testo per la memoria di traduzione semantica, elaborati negli Stati Uniti e coinvolti solo quando un progetto attiva tale funzionalità, che è disattivata per impostazione predefinita; un motore di traduzione alternativo opzionale raggiunto tramite un router API negli Stati Uniti e ospitato a Singapore, coinvolto solo quando un operatore indirizza un tier verso di esso, che è disattivato per impostazione predefinita; cloud hosting, database e object storage, nella regione fissata al deployment e sempre coinvolti; elaborazione dei pagamenti, negli Stati Uniti e nell’Unione Europea, coinvolti solo per i piani a pagamento; consegna di email transazionali, sempre coinvolti; e messaggistica di supporto in-product, coinvolti solo quando il messenger di supporto è abilitato. Quando un cliente fornisce le proprie credenziali per un fallback di traduzione automatica opzionale, il cliente è il titolare del trattamento di quel trasferimento e il vendor non è nostro subprocessore.