Come conduciamo gli affari, e ciò che rifiutiamo.

I team di procurement pongono ai fornitori quattro domande che solitamente vengono risposte con quattro documenti superficiali che nessuno legge: pratichi la corruzione, commerci con soggetti sanzionati, c’è lavoro forzato nella tua catena di fornitura e qualcuno nella tua azienda può segnalare un problema in sicurezza? Questa è un’unica dichiarazione che risponde correttamente a tutte e quattro le domande. È una dichiarazione della nostra condotta e dei nostri impegni, non una certificazione, non un report di audit e non la pretesa di disporre di un programma di compliance più grande di quanto siamo. Laddove una soglia legale per una dichiarazione formale pubblicata non si applichi ancora a noi, questa dichiarazione indica la soglia e il motivo per cui non si applica.

Vietiamo la corruzione attiva e passiva in ogni forma, diretta o indiretta, da parte di chiunque agisca per nostro conto. Nessuno in Transglot può offrire, promettere, dare, richiedere, accettare o concordare di ricevere qualsiasi vantaggio finanziario o altro volto a indurre o premiare l’esecuzione impropria di una funzione, sia che la controparte sia un funzionario pubblico o un privato. Ciò include i pagamenti facilitanti, vietati senza eccezioni anche laddove la prassi locale li tolleri. Rispettiamo la normativa anticorruzione applicabile, tra cui il Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti e il Bribery Act 2010 del Regno Unito. Le cortesie commerciali devono essere modeste, infrequenti, trasparenti, adeguatamente registrate e mai offerte in prossimità di una decisione in corso. Non effettuiamo donazioni politiche a nome dell’azienda.

I nostri libri contabili e le nostre registrazioni riflettono in modo corretto e accurato le nostre transazioni. Nulla viene registrato falsamente, etichettato in modo errato, tenuto fuori dai libri contabili o instradato tramite terze parti per mascherarne lo scopo. Le spese sono supportate da documentazione. Non manteniamo conti non dichiarati. Questo non è solo un requisito legale ai sensi della normativa anticorruzione: un registro accurato è il controllo che rende verificabile ogni altro impegno contenuto in questo documento.

Chiunque agisca per nostro conto e abbia un interesse personale, finanziario o familiare che potrebbe influenzare una decisione aziendale deve dichiararlo prima che la decisione venga presa e astenersi dal parteciparvi. Ciò include un interesse in un fornitore, un cliente, un partner o un concorrente. Un conflitto dichiarato e gestito apertamente è ordinario; uno non dichiarato costituisce una violazione di questa dichiarazione.

Ci conformiamo alle leggi applicabili in materia di sanzioni economiche e controllo delle esportazioni, incluse quelle amministrate dall’Ufficio per il Controllo degli Assetti Stranieri (OFAC) e dall’Ufficio per l’Industria e la Sicurezza (BIS) degli Stati Uniti, dal Regno Unito e dall’Unione Europea. Non forniamo consapevolmente il Servizio a persone o entità presenti in elenchi di parti soggette a restrizioni o divieti, a soggetti posseduti o controllati da tali parti, né a clienti situati o normalmente residenti in paesi o territori soggetti a sanzioni complete. I clienti forniscono le corrispondenti garanzie nella clausola 40 dei Termini di Servizio. Qualora venissimo a conoscenza che un cliente o un pagamento rientra in una restrizione, sospenderemo l’Account e consulteremo esperti legali invece di procedere.

Non tolleriamo schiavitù, servitù, lavoro forzato o obbligatorio, lavoro minorile o tratta di esseri umani nelle nostre operazioni o nella nostra catena di fornitura e non faremo affari consapevolmente con un’organizzazione che lo fa. Le nostre operazioni sono piccole e quasi interamente digitali: la nostra catena di fornitura è costituita da infrastrutture cloud, fornitori di software, servizi professionali ed elaborazione dei pagamenti, un profilo di rischio relativamente basso piuttosto che assente. Valutiamo un potenziale fornitore in base ai suoi impegni pubblicati, ove esistenti, e indagheremo e agiremo su segnalazioni credibili riguardanti un fornitore. Al momento non siamo tenuti a pubblicare una dichiarazione ai sensi della sezione 54 del Modern Slavery Act 2015 del Regno Unito, poiché non raggiungiamo la soglia di fatturato; questa clausola è ciò che dichiariamo invece di non dire nulla e pubblicheremo una dichiarazione formale quando la soglia si applicherà.

Paghiamo regolarmente, non tratteniamo documenti d’identità, non addebitiamo ai lavoratori costi di reclutamento e non richiediamo a nessuno di lavorare in condizioni non sicure. Non discriminiamo in base a razza, etnia, origine nazionale, religione, sesso, genere, identità di genere, orientamento sessuale, età, disabilità, stato civile o qualsiasi altra caratteristica protetta, nelle assunzioni, nella retribuzione, nelle promozioni o nei rapporti commerciali. Ci aspettiamo lo stesso dai nostri fornitori e da chiunque agisca per nostro conto.

Competiamo sul prodotto. Non fissiamo i prezzi, non suddividiamo mercati o clienti, non manipoliamo le gare d’appalto né scambiamo informazioni sensibili alla concorrenza con un concorrente. Non otteniamo impropriamente informazioni riservate di un concorrente e non chiediamo a un nuovo assunto di portarle con sé. Descriviamo accuratamente il nostro prodotto, incluse le sue lacune, e descriviamo accuratamente il prodotto di un concorrente oppure non ne parliamo affatto.

Paghiamo le imposte dovute dove sono dovute, non utilizziamo strutture artificiali il cui scopo è eludere il fisco e collaboriamo con le autorità fiscali. I clienti sono responsabili delle proprie imposte indirette come stabilito dalla clausola 11 dei Termini di servizio e forniremo la documentazione necessaria al cliente per contabilizzarle.

Chiunque, interno o esterno all’azienda, può segnalare un problema relativo a condotte che violano questa dichiarazione, la legge o le nostre altre policy. Scrivi a hello@transglot.ai con “Problema etico” nell’oggetto: il messaggio arriverà a un fondatore. Dici quanto ti senti a tuo agio nel dire; puoi segnalare un problema in forma anonima, anche se per noi è più difficile indagare su un caso su cui non possiamo porre domande. Daremo riscontro, indagheremo in modo proporzionato e, ove possibile, ti comunicheremo l’esito.

Non attueremo ritorsioni contro chiunque segnali un problema in buona fede e non tollereremo ritorsioni da parte di altri. Tale tutela si applica indipendentemente dal fatto che il problema risulti fondato o meno, e riguarda dipendenti, collaboratori esterni, clienti, partner e fornitori. Le ritorsioni costituiscono di per sé una violazione di questa dichiarazione. Laddove una persona abbia diritto alla tutela prevista da una normativa sulla protezione dei whistleblower, inclusa la Direttiva UE sui whistleblower così come recepita localmente, nulla in questa dichiarazione limita tale tutela o impone di rivolgersi prima a noi.

Ci aspettiamo che chiunque agisca per nostro conto o ci fornisca beni o servizi rispetti gli standard stabiliti in questa dichiarazione. Quando un fornitore pubblica impegni equivalenti propri, ci affidiamo a essi e registriamo tale affidamento. Qualora un fornitore non rilasci l’impegno o riscontriamo una violazione che non possiamo far correggere, interromperemo il rapporto. I nostri sub-fornitori sono soggetti a un contratto scritto oltre a questa aspettativa, come descritto nell’Addendum sul trattamento dei dati.

Questa dichiarazione è di proprietà dei fondatori, che ne sono i responsabili, ed è rivista almeno annualmente e ogni volta che un cambiamento significativo del business o della normativa lo richiede. Non esiste un dipartimento di compliance separato, perché non c’è ancora un’azienda abbastanza grande da averne bisogno. Man mano che l’azienda cresce, questa clausola sarà la prima a cambiare.

Le domande su questa dichiarazione, su un questionario di due diligence dei fornitori o su un impegno specifico necessario in un contratto vanno inviate a hello@transglot.ai. Le questioni di sicurezza vanno inviate a security@transglot.ai e quelle relative alla protezione dei dati a privacy@transglot.ai.