Cum facem afaceri, și ce refuzăm.

Echipele de achiziții pun unui furnizor patru întrebări care sunt de obicei răspuns prin patru documente superficiale pe care nimeni nu le citește: plătiți mită, comercializați produse către părți sancționate, există muncă forțată în lanțul dvs. de aprovizionare și poate cineva din cadrul companiei dvs. să semnaleze o problemă în siguranță. Aceasta este o singură declarație care răspunde corect tuturor celor patru întrebări. Este o declarație a conduitei și angajamentelor noastre, nu o certificare, nu un raport de audit și nu o pretenție de a deține un program de conformitate mai mare decât suntem noi. Atunci când un prag legal pentru o declarație formală publicată nu ni se aplică încă, această declarație menționează pragul și motivul pentru care nu ni se aplică.

Interzicem mita și corupția sub orice formă, directă sau indirectă, de către orice persoană care acționează în numele nostru. Nimeni din Transglot nu poate oferi, promite, da, solicita, accepta să primească sau accepta orice avantaj financiar sau de altă natură menit să inducă sau să recompenseze îndeplinirea necorespunzătoare a unei funcții, indiferent dacă contrapartea este un funcționar public sau o persoană privată. Aceasta include plățile de facilitare, care sunt interzise fără excepție, chiar și acolo unde practica locală le tolerează. Respectăm legislația aplicabilă anti-mită, inclusiv Legea SUA privind practicile de corupție în străinătate (Foreign Corrupt Practices Act) și Legea britanică din 2010 privind mita (Bribery Act). Curtoaziile de afaceri trebuie să fie modeste, rare, transparente, înregistrate corespunzător și niciodată oferite în jurul unei decizii în curs de desfășurare. Donațiile politice nu se fac în numele companiei.

Contabilitatea și registrele noastre reflectă corect și exact tranzacțiile noastre. Nimic nu este înregistrat fals, etichetat greșit, ținut în afara contabilității sau direcționat printr-o terță parte pentru a masca scopul său. Cheltuielile sunt susținute de documente justificative. Nu menținem conturi nedivulgate. Acest lucru nu este doar o cerință legală în temeiul legislației anti-mită: un registru precis este controlul care face verificabile toate celelalte angajamente din acest document.

Orice persoană care acționează în numele nostru și care are un interes personal, financiar sau familial care ar putea influența o decizie de afaceri trebuie să îl declare înainte de luarea deciziei și să se retragă din procesul decizional. Aceasta include un interes într-un furnizor, un client, un partener sau un competitor. Un conflict de interese declarat și gestionat transparent este obișnuit; unul nedeclarat constituie o încălcare a acestei declarații.

Respectăm legislația aplicabilă privind sancțiunile economice și controlul exporturilor, inclusiv cea administrată de Oficiul pentru Controlul Activelor Străine din Statele Unite (OFAC) și de Biroul pentru Industrie și Securitate (BIS), de Regatul Unit și de Uniunea Europeană. Nu furnizăm cu bună știință Serviciul unei persoane sau entități aflate pe o listă de părți restricționate sau interzise, uneia deținute sau controlate de o astfel de parte, sau unui client situat sau rezident obișnuit într-o țară sau teritoriu supus unor sancțiuni cuprinzătoare. Clienții își asumă angajamentele corespunzătoare în clauza 40 din Termenii și condițiile de utilizare. Dacă aflăm că un client sau o plată este afectată de o restricție, vom suspenda contul și vom solicita consultanță, în loc să continuăm.

Nu tolerăm sclavia, servituția, munca forțată sau obligatorie, munca copiilor sau traficul de persoane în operațiunile noastre sau în lanțul nostru de aprovizionare și nu vom face cu bună știință afaceri cu o organizație care practică aceste lucruri. Operațiunile noastre sunt mici și aproape în totalitate digitale: lanțul nostru de aprovizionare este format din infrastructură cloud, furnizori de software, servicii profesionale și procesare de plăți, ceea reprezintă un profil de risc comparativ scăzut, dar nu unul lipsit de riscuri. Evaluăm un potențial furnizor în funcție de angajamentele sale publicate, acolo unde există, și vom investiga și acționa în urma unui raport credibil privind un furnizor. În prezent, nu suntem obligați să publicăm o declarație în temeiul secțiunii 54 din Legea britanică din 2015 privind sclavia modernă (Modern Slavery Act), deoarece nu atingem pragul de cifră de afaceri; această clauză este ceea ce declarăm în absența unei declarații formale și vom publica o declarație formală atunci când se va aplica pragul.

Plătim conform legii, nu reținem documente de identitate, nu percepem taxe de recrutare de la lucrători și nu cerem nimănui să lucreze în condiții nesigure. Nu discriminăm pe baza rasei, etniei, originii naționale, religiei, sexului, genului, identității de gen, orientării sexuale, vârstei, dizabilității, stării civile sau oricărei alte caracteristici protejate, la angajare, la salarizare, la promovare sau în alegerea partenerilor de afaceri. Ne așteptăm la același comportament din partea furnizorilor noștri și a oricărei persoane care acționează în numele nostru.

Concurăm pe baza produsului. Nu stabilim prețuri, nu împărțim piețele sau clienții, nu manipulăm licitațiile și nu schimbăm informații sensibile din punct de vedere concurențial cu un competitor. Nu obținem în mod necorespunzător informațiile confidențiale ale unui competitor și nu solicităm unui nou angajat să le aducă cu sine. Ne descriem propriul produs în mod precis, inclusiv lacunele acestuia, și descriem produsul unui competitor fie precis, fie deloc.

Plătim impozitele datorate acolo unde sunt exigibile, nu utilizăm structuri artificiale al căror scop este evitarea impozitării și cooperăm cu autoritățile fiscale. Clienții sunt responsabili pentru propriile impozite indirecte, așa cum prevede clauza 11 din Termenii și condițiile, iar noi vom furniza documentația necesară clientului pentru a le contabiliza.

Oricine, din interiorul sau exteriorul companiei, poate semnala o problemă legată de o conduită care încalcă această declarație, legea sau alte politici ale noastre. Scrieți la hello@transglot.ai cu „Problemă de etică” în linia de subiect, iar mesajul va ajunge la un fondator. Spuneți cât vă simțiți confortabil să spuneți și puteți semnala problema anonim, deși ne este mai greu să investigăm o problemă despre care nu putem pune întrebări. Vom confirma primirea, vom investiga proporțional și vă vom comunica rezultatul acolo unde este posibil.

Nu vom lua măsuri de represalii împotriva nimănui care semnalează o problemă cu bună-credință și nu vom tolera represaliile din partea altor persoane. Această protecție se aplică indiferent dacă problema se dovedește întemeiată sau nu și se aplică angajaților, contractorilor, clienților, partenerilor și furnizorilor. Represaliile constituie ele însele o încălcare a acestei declarații. În cazul în care o persoană are dreptul la protecție în temeiul unei legislații privind avertizorii de integritate, inclusiv Directiva UE privind avertizorii de integritate, astfel cum este transpusă la nivel local, nimic din cele prezentate aici nu limitează acea protecție și nu impune ca persoana respectivă să ne contacteze mai întâi pe noi.

Ne așteptăm ca orice persoană care acționează în numele nostru sau care ne furnizează bunuri sau servicii să respecte standardele din această declarație. Atunci când un furnizor își publică propriile angajamente echivalente, ne bazăm pe acestea și consemnăm acest fapt. Dacă un furnizor nu își asumă angajamentul sau dacă constatăm o încălcare pe care nu o putem remedia, vom încheia relația. Subprocesatorii noștri fac obiectul unui contract scris, în plus față de această așteptare, așa cum descrie Anexa privind procesarea datelor.

Această declarație este responsabilitatea fondatorilor, care sunt persoanele responsabile pentru ea, și este revizuită cel puțin anual și ori de câte ori o modificare substanțială a activității sau a legislației o impune. Nu există un departament separat de conformitate, deoarece compania nu este încă suficient de mare pentru a necesita unul. Pe măsură ce compania crește, această clauză va fi prima care se va modifica.

Întrebările legate de această declarație, de un chestionar de diligenta privind furnizorii sau de un angajament specific necesar într-un contract trebuie adresate la hello@transglot.ai. Problemele de securitate se adresează la security@transglot.ai, iar cele legate de protecția datelor la privacy@transglot.ai.